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EV-DOC e a Contabilidade

 

 

A Gestão financeira e o Controle de Custos sempre foram um problema em nosso escritório, visto que no atual cenário organizacional, quem tem esse domínio de sua própria informação, tem maior visibilidade e credibilidade, principalmente pelo fato de se tratar de uma área importante de nossos clientes, como é o Setor Contábil.

 

Ao se deparar com essa falta de controle, o risco de inadimplência aumentou drasticamente, com isso nossa rentabilidade juntamente com a credibilidade foram regredindo de forma acentuada, afinal não tínhamos segurança no armazenamento de nossas informações e operações, e nem tecnologia o suficiente para fornecê-las, pois as tentativas de implantação de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED), fracassaram pelo fato de vários programas e softwares não conseguirem atender a nossa demanda.

 

Ao conhecer o EV-DOC, conseguimos organizar definitivamente nosso arquivo, de forma simples e eficaz, pois a forma como ele se adapta as nossas necessidades tornou o trabalho eficiente, reduzindo o número de cópias, tornando mais produtivo e eficaz a consulta de documentos e informações (afinal a documentação é digitalizada, classificada e indexada no sistema, este que garante a autenticidade e a assinatura digital necessária), fora o fato de ser possível acessá-lo de qualquer lugar, pois sua interface é via web, com isso se for necessário procurar um balancete em nosso acervo, basta acessar via web, de qualquer lugar, via computador ou notebook.

 

A possibilidade de receber notificações via e-mail de tudo que está ocorrendo (prazos, pagamentos de honorários, controles fiscal e tributário, dentre outros), torna o trabalho mais transparente para nossos clientes, pois as informações são gravadas no sistema e apenas quem tem acesso ao acompanhamento das informações, são os próprios contadores e nossos clientes de acordo com as permissões de cada um, criando uma Trilha de Auditoria e relatórios para cada processo contábil, processo que no EV-DOC é chamado de formulário, onde é possível indexá-lo da maneira mais intuitiva e adaptável ao universo contábil.

 

Atualmente, estamos satisfeitos com a utilização do EV-DOC, pois com ele agora é possível termos uma previsão de investimentos e planejarmos uma margem de lucro de forma mais consciente, pois o inter-relacionamento entre os formulários dentro da árvore documental que criamos para a nossa empresa, tornou a gestão de documentos e de procedimentos algo simples e controlado, pois como se sabe, cada documento tem seu tempo de vigência (que agora é possível saber através do ciclo de cada documento), com maior fluidez através do EV-DOC.

 

 
 
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