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O que é GED?

 

 

A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento, pois permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa, logo o GED lida com qualquer tipo de documentação, afinal ele visa o gerenciamento de informações de forma eletrônica, fechando o ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento, além de controlar a segurança, busca, check-in / check-out e versionamento dos documentos.

 

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que facilita o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação das informações existentes de determinada Instituição. Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web podendo visualizá-los em diversos lugares do mundo, facilitando o trabalho de inúmeras pessoas, pois não irão precisar sair de seu local de trabalho para acessá-los, já que estes foram previamente digitalizados, evitando a danificação dos mesmos.

 

Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande, pode usar o GED, como escritórios de advocacia, hospitais, construtoras, dentre outros, podendo ser aplicado para setores específicos (RH, Contabilidade, Marketing, etc), pois o mesmo avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

 

Em linhas gerais, o GED é um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus mais diversos documentos em forma digital, como papel, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, etc.

 

Um bom projeto de GED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos, pois categoriza os documentos, com o uso de tabelas de temporalidade e ações de disposição, portanto seu uso é vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas, afinal o mesmo efetua a conversão de informações em voz, texto ou imagem para a forma digital.

 

Algumas das vantagens ao se aplicar um GED são, um aumento significativo na velocidade e precisão na localização de documentos, o total controle no processo de negócio, ilimitadas possibilidades de indexação, dentre outras, ocasionando uma melhoria na qualidade de atendimento ao cliente, com respostas rápidas e precisas e agilidade nas transações entre empresas, afinal o gerenciamento automatizado de processos, minimiza o custo com recursos humanos, aumentando a produtividade e o processo de tomada de decisões, obtendo vantagem competitiva com a redução de custos com cópias, já que há a disponibilização de documentos em rede.

 

Algumas ferramentas possíveis com a utilização do GED são, o uso de recursos como Document Management (gerenciamento de documento), Document Imaging (gerenciamento de imagens), Workflow Management (gerenciamento do fluxo de trabalho), COLD (gravação direta do computador para disco ótico), COM (microfilmagem de informação gerada em computador), compactação e compressão de dados, além do OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres), CD-ROM e DVD, e o disco ótico de enorme capacidade de armazenamento (até 17 Gigabytes).

 

Usar o GED não obriga que as informações estejam em meio eletrônico. Um documento em papel pode cumprir toda a sua função em qualquer processo, mesmo em papel e ser arquivado neste mesmo meio, ou de forma heterogênea. Iniciar em papel e fluir pelos processos e ser arquivado em meio eletrônico.

 

 
 
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