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Quais Princípios, devemos manter ao gerir uma documentação?

O princípio básico na Gestão de Documentos é o Princípio da Proveniência – que também é chamado de Princípio de Respeito aos Fundos -, que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações, ou seja, evitar o desmembramento da documentação que trata de determinado assunto (Exemplo: reunião das Prestações […]

Quais os benefícios de um GED com Workflow?

Um dos benefícios de possuir um GED com Workflow, é o fato da possibilidade de controlar tanto o uso (retirada e devolução) dos documentos, quanto do acesso aos mesmos. Portanto o Workflow se torna uma ferramenta estratégica da Administração para evitar possíveis “extravios” de documentos, dentro da Instituição, e um possível atraso na tomada de […]

Quais documentos podem ser eliminados/descartados em uma organização/empresa privada?

Independente do suporte (papel, microfilme, digital), os documentos a serem descartados, sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados.

Quais documentos podem ser eliminados/descartados em uma organização pública?

Assim como nas empresas privadas, isso independe do suporte (papel, microfilme, digital), dos documentos a serem descartados, sendo que estes sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados. O que torna o descarte diferente nos órgãos públicos, é o […]

Quais as vantagens de um sistema eletrônico de documentos?

Um dos grandes benefícios, ao se utilizar de um sistema eletrônico de documentos, é o fato da facilidade no acesso às informações contidas nos documentos, pois através do mesmo, é possível indexar palavras-chaves ou termos específicos, tornando a busca muito mais rápida, fácil e intuitiva.

Quais as melhores práticas para armazenamento de documentos físicos?

Para fazer um armazenamento de documentos de forma eficiente, é necessário o uso de máscaras, luvas, caixas, dentre outros materiais, além de profissionais que tenham atenção e zelo pelo patrimônio que estão tratando, força de vontade por parte da Administração e recursos financeiros para a realização da tarefa.

Por que fazer Microfilmagem?

Essa é uma pergunta que atualmente, parece ser um pensamento antigo, afinal estamos na era onde a velocidade das informações é quase instantânea, com a digitalização e troca de dados entre vários tipos de sistemas de diversas formas possíveis, entre muitos aparelhos (computadores, notebooks, tablets, smartphones). Mas e em relação à […]

Por que é tão importante que o documento tenha autenticidade?

Porque é através da Autenticidade, que as funcionalidades fiscais e legais são cumpridas, além da credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.

Por que apenas o Arquivista pode realizar a avaliação e destinação (guarda permanente ou eliminação) dos documentos de uma Instituição?

Segundo o Artigo 2º e 3º da Lei 6.546, de 04 de Julho de 1978, regulamentado pelo Decreto 82.590, de 06 de Novembro de 1978, apenas Arquivistas (Profissionais graduados em Curso Superior em Arquivologia) e Técnicos de Arquivo (Profissionais graduados em Curso Técnico em Arquivologia), podem realizar o gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação […]

Por quanto tempo deve-se guardar a documentação?

Por quanto tempo deve-se guardar a documentação? O Período de guarda da documentação é determinado, pela Tabela de Temporalidade, determinada pelo Arquivo da Instituição e aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), no caso de Instituições Públicas.

Podemos eliminar o documento físico depois de digitalizá-lo?

De acordo com a legislação brasileira e internacional, ainda não é permitido a eliminação do documento físico depois de sua digitalização, visto que o documento digital ainda não é considerado legal, por conta da falta de autenticidade e/ou veracidade dos dados, e tanto o documento digitalizado quanto o documento original, depende da avaliação prévia onde […]

Qual a melhor forma de se guardar as informações?

Qual a melhor forma de se guardar as informações? Não existe uma forma padrão de guarda de informações nas Instituições, visto que cada documentação possui uma finalidade diferente em contextos diferentes, e cada realidade documental exige do profissional de Arquivo muita atenção o trato da mesma, logo em determinados casos, é […]

Qual a melhor opção para GED: PDF, TIFF ou JPEG?

Normalmente, a extensão mais utilizada no Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é o PDF, pois o fato deste ser popular na área da informática, o torna também mais seguro para se tornar padrão nos documentos tanto de interesse público, quanto privado. Entretanto, não se deve excluir as demais extensões, afinal nem todos os documentos são […]

Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos – SIGAD

É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes. O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos […]

Sistema Nacional de Arquivos – SINAR

O art. 26 da Lei nº 8.159/91, criou o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, como institui também o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, cuja competência, organização e funcionamento estão regulamentados pelo Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002.

Telegram no meio corporativo

O aplicativo de mensagens Telegram não tem o número de usuários do WhatsApp, entretanto a comparação de funcionalidades entre eles mal começa e o WhatsApp já fica lá atrás. Enquanto o WhatsApp funciona bem para tudo que é mais básico, algumas horas de uso do app russo já deixam claro que […]

TELEMEDICINA Conheça e evolua, veja a resolução

Como é possível saber se sua organização está bem organizada? Conselho Federal de Medicina autoriza telemedicina no país Regras foram estabelecidas e o atendimento deve ser gravado Médicos brasileiros vão poder realizar consultas online, telecirurgias e telediagnóstico, entre outras formas de atendimento à distância, conforme a Resolução nº 2.227/18, do Conselho […]

Tempo de Guarda de Documentos

Quando se fala em gestão de documentos e tempo de guarda, muitas pessoas e gestores se perguntam, qual o tempo de guarda de uma nota fiscal? Por quanto tempo devo ficar com um Ofício Circular? E os assentamentos funcionais, o que eu faço com eles?

Tipos de Workflow

O workflow ou fluxo de trabalho é uma ação necessária para o controle das ações e informações processuais dentro de uma empresa, permitindo que estas possam ser transmitidas de uma pessoa para outra, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos, identificando as várias atividades do processo, procedimentos e controle de dados […]

Workflow visto por outro ângulo

Workflow é a automação de um processo de negócio, por inteiro ou por partes, durante o qual documentos, informações e atividades são passadas de um participante para outro para que estes desenvolvam ações respeitando um conjunto de regras procedimentais. Workflow, ou fluxo de trabalho, também pode ser definido como qualquer conjunto […]

ERP Sistema Integrado de Gestão Empresarial – Enterprise Resource Planning

Os processos de negócio podem ser definidos como um conjunto de tarefas e procedimentos interdependentes, realizados para alcançar um determinado resultado empresarial, sendo uma de suas características a transposição de fronteiras organizacionais, logo a integração da empresa é facilitada pelo uso de ERP através de alguns fatores, como a possibilidade da […]

A História do SINAR

Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº 82.308, instituiu o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.   Não obstante os esforços realizados no sentido de estimular a adoção de políticas que assegurassem a preservação do patrimônio documental brasileiro, a implementação do Sistema foi bastante prejudicada uma vez que, sua área […]

Como é feito o controle físico da documentação?

O controle físico dos documentos pode ser feito tanto por listagens, como por planilhas, inventários, guias, catálogos, dentre outros instrumentos.

Certificação e Certificado Digital

A preocupação com a falsificação de documentos vem desde a Idade Média, onde através do início dos estudos sobre a Diplomática e a Paleografia, ou seja, a verificação de que o documento apresentado era verdadeiro e autêntico, de acordo com regras definidas e fiscalizadas pelas chancelas medievais.   Com o passar […]

BPM – Rede de Varejo

O BPM pode ser utilizado na forma de inovação de processos também no negócio varejista, mercado reconhecido pela alta concorrência, logo se determinada empresa não possuir seus desenhos de processo, muito bem detalhados e esclarecidos, isso pode determinar a ascensão ou a ruína da mesma, independente do seu tamanho.

BPM – Indústria de Energia

A utilização da solução BPM está mais próxima do que se imagina, pois a mesma pode ser implantada em qualquer ramo de atividade existente, como é o caso das indústrias de energia, negócio caracterizado pela falta de concorrência no mercado, logo segue um caso de uma determinada empresa que presta serviço para fornecedores […]

AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS

A automatização de processos de uma empresa nada mais é do que tornar mais eficiente, com menor custo e melhor tempo de resposta em todas as ações executadas. Isso é obtido através da substituição de interação humana por processos lógicos automáticos e integração de sistemas. Isso pode parecer complexo mas já […]

Assinatura Digital

Ao longo da história da humanidade, após a invenção da escrita, a utilização de assinaturas em documentos, se tornou uma necessidade essencial de órgãos públicos, empresas e qualquer outra atividade, onde duas ou mais pessoas (físicas e/ou jurídicas) ao se relacionarem, precisariam para uma aprovação legal, logo a dificuldade em provar […]

Arquivo, Arquivologia e Arquivística

A Arquivologia é uma Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.

Arquivo Nacional

O Arquivo Nacional é uma instituição brasileira subordinada ao Ministério da Justiça, responsável pela gestão da produção documental da administração pública federal. A sua criação, juntamente com o Instituto Histórico e Geográfico Brasileiro, que se somavam à Academia Imperial de Belas Artes, integrou o esforço (Regência) de Pedro de Araújo Lima, […]

A Digitalização chegou aos Cartórios, e agora?

Vários órgãos públicos já aderiram a digitalização de seus processos, por inúmeros motivos. Mesmo assim, eles continuam exercendo o papel de prestar o serviço ao público, ou seja, mesmo com essa “Revolução Digital”, os tabeliães e Gestores dos Cartórios não precisam se preocupar, afinal a digitalização veio para melhorar o seu […]

A utilidade de um sistema de gestão de aprendizagem

Uma vez que a tecnologia é alavancada para fins de aprendizagem, os alunos e professores interagem uns com os outros através de fóruns on-line, debates e videoconferência, bem como e-mails, bate-papos, aulas ao vivo e gravadas.

A Importância do GED

No atual contexto organizacional, das comunicações e gerencial, a informação atingiu um patamar nunca antes pensado e/ou imaginado por gestores, especialistas ou arquivistas, visto que qualquer entidade, país ou empresa que detiver a informação necessária e o controle da mesma, poderá atingir e alcançar a melhor estratégia possível e suas variáveis, […]

A Burocracia e a Tecnologia

A burocracia é definida por Weber como uma estrutura administrativa por meio da qual o tipo de domínio legal é exercido, pois rege o princípio de áreas de jurisdição fixas e oficiais, ordenadas de acordo com regulamentos, ou seja, por leis ou normas administrativas.Os princípios da hierarquia dos postos e dos […]

GESTÃO DOCUMENTAL

Como é possível saber se sua organização está bem organizada? A resposta pode estar na Gestão dos Documentos de sua empresa. Afinal nunca pensamos que iremos precisar daquela Nota Fiscal do Fornecedor, ou a documentação funcional de determinado funcionário, ou melhor, como e onde está guardada toda a informação gerada pela empresa, logo […]

O documento digital e o documento digitalizado são a mesma coisa?

O documento digitalizado é um tipo de documento digital. Os documentos digitais têm duas origens distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir da digitalização. Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional. O documento digitalizado é a representação digital de [...]

O que é a Natureza do Suporte para a Arquivologia?

A natureza do suporte é todo e qualquer local onde a informação foi registrada, podendo ser em papel, fotografia, microfilme, bits dentre outros.

O que é considerado um documento arquivístico num ambiente digital?

Um documento em formato digital é considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.

Onde ficam armazenados os arquivos depois de Digitalizados?

Os Documentos Digitalizados ficam armazenados 24 horas por dia, em um Servidor seguro, localizado na cidade de Dallas no estado do Texas, nos Estados Unidos da América.

Qual a importância do monitoramento de rede?

Com a utilização de tecnologias online cada vez maior por parte das empresas, surge então a necessidade de se garantir que todos os serviços, e os equipamentos onde esses serviços acontecem, continuem sendo executados e estejam disponíveis o tempo todo.

O que é a Custódia de Documentos?

É a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.

Como Elaborar um Projeto de Gestão Documental?

Início Para iniciar um Projeto de Gestão Documental o arquivista deve realizar uma visita técnica, onde poderão ser feitos as seguintes atividades: Diagnóstico do Acervo Documental com um profissional arquivista; Mensuração do Acervo (Quantitativo e Qualitativo); Identificação da Solução a ser adotada (Digitalização, Microfilmagem, Gestão Física, dentre outras); Análise de Fluxos […]

EV-DOC e as Contas Públicas

A busca por uma maior transparência nos gastos e serviços públicos, atingiu um novo estágio a partir da virada do século, visando garantir a melhora da governança pública. Na área empresarial, já é exigido transparência das tomadas de decisões, logo no caso da administração pública, é necessário um nível de transparência […]