Como Elaborar um Projeto de Gestão Documental?

1. Início

Para iniciar um Projeto de Gestão Documental o arquivista deve realizar uma visita técnica, onde poderão ser feitos as seguintes atividades:

· Diagnóstico do Acervo Documental com um profissional arquivista;

· Mensuração do Acervo (Quantitativo e Qualitativo);

· Identificação da Solução a ser adotada (Digitalização, Microfilmagem, Gestão Física, dentre outras);

· Análise de Fluxos Administrativos e Documentais;

2. Projeto Básico

Após a visita técnica e identificados o acervo, a solução adequada e o fluxo documental, será criado um Projeto Básico onde serão colocadas, além das informações acima, as atividades que serão feitas no projeto, como a:

· Criação do Plano de Classificação;

· Criação da Tabela de Temporalidade;

· Elaboração de Manual de Instrução sobre procedimentos de uso, classificação e cuidados com documentos para a realidade em questão;

· Criação de normas de dedetização de documentos;

· Criação de normas de higienização de documentos;

· Orientações sobre quais equipamentos devem ser utilizados;

· Indicação de Scanners e demais materiais (caixas, estantes, máscaras, luvas, etc.);

· Manual de eliminação racional da documentação que já cumpriu seu valor legal e/ou probatório.

E os resultados esperados ao final do Projeto, como:

· Apontamentos para reformas hidráulica, elétrica e/ou estrutural (que deverão ser feitas por empresa de engenharia);

· Quantitativos e especificações de materiais como:

o Caixas-Box;

o Estantes (fixas ou armários deslizantes);

o Luvas;

o Máscaras;

o Scanners;

o Portas Corta-Fogo;

o Higrômetros (Termômetro que mede temperatura e umidade);

o Extintores;

o Alarmes;

o Sprinklers;

o Iluminação de Emergência;

o Ar-condicionado;

o Lápis;

o Canetas;

o Borrachas;

o Colas;

o Tesouras;

o Extratores de Grampos;

o Resmas de Papel;

o Envelopes Plásticos.

Esse Projeto Básico servirá de base para a elaboração de um orçamento viável, onde serão estabelecidos cronogramas, quantidades, procedimentos e atividades específicas.

3. Execução

Ao longo da execução do projeto, a utilização de relatórios periódicos é essencial para o bom andamento, afinal através deles é possível identificar o que está certo e o que pode melhorar, quais procedimentos podem ser diferentes e onde é preciso maior força de trabalho.

4. O Projeto já está no fim, e agora?

Ao ser finalizado o Projeto, o mesmo deve ser formalizado com todas as informações acerca do Projeto e da Instituição onde foram realizadas tais atividades, como:

· Diagnóstico da Situação Documental (com dados quantitativos);

· Métodos de Diagnóstico e seus Procedimentos (questionários, entrevistas, visitas técnicas);

· Embasamento Teórico;

· Histórico da Instituição;

· Atuais Condições Administrativas da Instituição;

· Organogramas;

· Fluxos de Trabalho e dos Documentos (fluxogramas);

· Os Resultados e Constatações (condições favoráveis e desfavoráveis);

· Proposta de Solução dos Problemas Identificados (programa de gestão de documentos) e sua Fundamentação Teórica;

· Sugestão de Proposta para Treinamento de Pessoal (com esboço de um plano de trabalho e medidas práticas);

· Cronograma de Execução (com data de início e término);

· Considerações Finais;

· Glossário de Termos Arquivísticos;

· Referências Bibliográficas;

· Campos para Assinatura dos Funcionários Responsáveis (Gerente, Arquivista, Coordenador, e demais funcionários).

Obs.: Se possível, solicitar um Atestado de Capacidade Técnica, afinal o profissional demandou tempo e conhecimento técnico para a execução do Projeto.

5. Benefícios

A princípio os valores podem ser vistos como gastos desnecessários, mas com o resultado alcançado após a realização, a administração da Instituição poderá observar como os benefícios de uma gestão documental corretamente aplicada, serão bem maiores que o esperado, como por exemplo:

· Redução de custos com cópias, impressão e transporte de documentos;

· Maior produtividade e agilidade na consulta de informações e documentos;

· Controle e diminuição do arquivo físico;

· Redução de fraudes na concessão de crédito;

· Credibilidade e transparência perante seu cliente e/ou interessado;

· Transparência em auditorias e fiscalizações.