- Início
Para iniciar um Projeto de Gestão Documental o arquivista deve realizar uma visita técnica, onde poderão ser feitos as seguintes atividades:
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- Diagnóstico do Acervo Documental com um profissional arquivista;
- Mensuração do Acervo (Quantitativo e Qualitativo);
- Identificação da Solução a ser adotada (Digitalização, Microfilmagem, Gestão Física, dentre outras);
- Análise de Fluxos Administrativos e Documentais;
- Projeto Básico
Após a visita técnica e identificados o acervo, a solução adequada e o fluxo documental, será criado um Projeto Básico onde serão colocadas, além das informações acima, as atividades que serão feitas no projeto, como a:
- Criação do Plano de Classificação;
- Criação da Tabela de Temporalidade;
- Elaboração de Manual de Instrução sobre procedimentos de uso, classificação e cuidados com documentos para a realidade em questão;
- Criação de normas de dedetização de documentos;
- Criação de normas de higienização de documentos;
- Orientações sobre quais equipamentos devem ser utilizados;
- Indicação de Scanners e demais materiais (caixas, estantes, máscaras, luvas, etc.);
- Manual de eliminação racional da documentação que já cumpriu seu valor legal e/ou probatório.
E os resultados esperados ao final do Projeto, como:
- Apontamentos para reformas hidráulica, elétrica e/ou estrutural (que deverão ser feitas por empresa de engenharia);
- Quantitativos e especificações de materiais como:
o Caixas-Box;
o Estantes (fixas ou armários deslizantes);
o Luvas;
o Máscaras;
o Scanners;
o Portas Corta-Fogo;
o Higrômetros (Termômetro que mede temperatura e umidade);
o Extintores;
o Alarmes;
o Sprinklers;
o Iluminação de Emergência;
o Ar-condicionado;
o Lápis;
o Canetas;
o Borrachas;
o Colas;
o Tesouras;
o Extratores de Grampos;
o Resmas de Papel;
o Envelopes Plásticos.
Esse Projeto Básico servirá de base para a elaboração de um orçamento viável, onde serão estabelecidos cronogramas, quantidades, procedimentos e atividades específicas.
- Execução
Ao longo da execução do projeto, a utilização de relatórios periódicos é essencial para o bom andamento, afinal através deles é possível identificar o que está certo e o que pode melhorar, quais procedimentos podem ser diferentes e onde é preciso maior força de trabalho.
- O Projeto já está no fim, e agora?
Ao ser finalizado o Projeto, o mesmo deve ser formalizado com todas as informações acerca do Projeto e da Instituição onde foram realizadas tais atividades, como:
- Diagnóstico da Situação Documental (com dados quantitativos);
- Métodos de Diagnóstico e seus Procedimentos (questionários, entrevistas, visitas técnicas);
- Embasamento Teórico;
- Histórico da Instituição;
- Atuais Condições Administrativas da Instituição;
- Organogramas;
- Fluxos de Trabalho e dos Documentos (fluxogramas);
- Os Resultados e Constatações (condições favoráveis e desfavoráveis);
- Proposta de Solução dos Problemas Identificados (programa de gestão de documentos) e sua Fundamentação Teórica;
- Sugestão de Proposta para Treinamento de Pessoal (com esboço de um plano de trabalho e medidas práticas);
- Cronograma de Execução (com data de início e término);
- Considerações Finais;
- Glossário de Termos Arquivísticos;
- Referências Bibliográficas;
- Campos para Assinatura dos Funcionários Responsáveis (Gerente, Arquivista, Coordenador, e demais funcionários).
Obs.: Se possível, solicitar um Atestado de Capacidade Técnica, afinal o profissional demandou tempo e conhecimento técnico para a execução do Projeto.
- Benefícios
A princípio os valores podem ser vistos como gastos desnecessários, mas com o resultado alcançado após a realização, a administração da Instituição poderá observar como os benefícios de uma gestão documental corretamente aplicada, serão bem maiores que o esperado, como por exemplo:
- Redução de custos com cópias, impressão e transporte de documentos;
- Maior produtividade e agilidade na consulta de informações e documentos;
- Controle e diminuição do arquivo físico;
- Redução de fraudes na concessão de crédito;
- Credibilidade e transparência perante seu cliente e/ou interessado;
- Transparência em auditorias e fiscalizações.