Como Elaborar um Projeto de Gestão Documental?

  1. Início

Para iniciar um Projeto de Gestão Documental o arquivista deve realizar uma visita técnica, onde poderão ser feitos as seguintes atividades:

    • Diagnóstico do Acervo Documental com um profissional arquivista;
    • Mensuração do Acervo (Quantitativo e Qualitativo);
    • Identificação da Solução a ser adotada (Digitalização, Microfilmagem, Gestão Física, dentre outras);
    • Análise de Fluxos Administrativos e Documentais;

 

  1. Projeto Básico

Após a visita técnica e identificados o acervo, a solução adequada e o fluxo documental, será criado um Projeto Básico onde serão colocadas, além das informações acima, as atividades que serão feitas no projeto, como a:

  • Criação do Plano de Classificação;
  • Criação da Tabela de Temporalidade;
  • Elaboração de Manual de Instrução sobre procedimentos de uso, classificação e cuidados com documentos para a realidade em questão;
  • Criação de normas de dedetização de documentos;
  • Criação de normas de higienização de documentos;
  • Orientações sobre quais equipamentos devem ser utilizados;
  • Indicação de Scanners e demais materiais (caixas, estantes, máscaras, luvas, etc.);
  • Manual de eliminação racional da documentação que já cumpriu seu valor legal e/ou probatório.

E os resultados esperados ao final do Projeto, como:

  • Apontamentos para reformas hidráulica, elétrica e/ou estrutural (que deverão ser feitas por empresa de engenharia);
  • Quantitativos e especificações de materiais como:

o Caixas-Box;

o Estantes (fixas ou armários deslizantes);

o Luvas;

o Máscaras;

o Scanners;

o Portas Corta-Fogo;

o Higrômetros (Termômetro que mede temperatura e umidade);

o Extintores;

o Alarmes;

Sprinklers;

o Iluminação de Emergência;

o Ar-condicionado;

o Lápis;

o Canetas;

o Borrachas;

o Colas;

o Tesouras;

o Extratores de Grampos;

o Resmas de Papel;

o Envelopes Plásticos.

Esse Projeto Básico servirá de base para a elaboração de um orçamento viável, onde serão estabelecidos cronogramas, quantidades, procedimentos e atividades específicas.

 

  1. Execução
    Ao longo da execução do projeto, a utilização de relatórios periódicos é essencial para o bom andamento, afinal através deles é possível identificar o que está certo e o que pode melhorar, quais procedimentos podem ser diferentes e onde é preciso maior força de trabalho.

 

  1. O Projeto já está no fim, e agora?

 

Ao ser finalizado o Projeto, o mesmo deve ser formalizado com todas as informações acerca do Projeto e da Instituição onde foram realizadas tais atividades, como:

  • Diagnóstico da Situação Documental (com dados quantitativos);
  • Métodos de Diagnóstico e seus Procedimentos (questionários, entrevistas, visitas técnicas);
  • Embasamento Teórico;
  • Histórico da Instituição;
  • Atuais Condições Administrativas da Instituição;
  • Organogramas;
  • Fluxos de Trabalho e dos Documentos (fluxogramas);
  • Os Resultados e Constatações (condições favoráveis e desfavoráveis);
  • Proposta de Solução dos Problemas Identificados (programa de gestão de documentos) e sua Fundamentação Teórica;
  • Sugestão de Proposta para Treinamento de Pessoal (com esboço de um plano de trabalho e medidas práticas);
  • Cronograma de Execução (com data de início e término);
  • Considerações Finais;
  • Glossário de Termos Arquivísticos;
  • Referências Bibliográficas;
  • Campos para Assinatura dos Funcionários Responsáveis (Gerente, Arquivista, Coordenador, e demais funcionários).

Obs.: Se possível, solicitar um Atestado de Capacidade Técnica, afinal o profissional demandou tempo e conhecimento técnico para a execução do Projeto.

  1. Benefícios

A princípio os valores podem ser vistos como gastos desnecessários, mas com o resultado alcançado após a realização, a administração da Instituição poderá observar como os benefícios de uma gestão documental corretamente aplicada, serão bem maiores que o esperado, como por exemplo:

  • Redução de custos com cópias, impressão e transporte de documentos;
  • Maior produtividade e agilidade na consulta de informações e documentos;
  • Controle e diminuição do arquivo físico;
  • Redução de fraudes na concessão de crédito;
  • Credibilidade e transparência perante seu cliente e/ou interessado;
  • Transparência em auditorias e fiscalizações.