EV EasyFlow gerencie qualquer processo de negócio

É uma plataforma que torna sua empresa mais produtiva, pois automatiza os processos em Workflows inteligentes. Mapeando sua cadeia de negócio, o EV EasyFlow ajuda a identificar problemas em sua operação e garantir exigências de compliance, certificações e auditorias.

Gerenciamento eletrônico de documentos

Veja os benefícios e funcionalidades do sistema para contabilidade

 

  • Sistema completo e totalmente via web
  • Implantação simples e rápida
  • Ferramenta multi-usuário e multi-filial
  • Personalização com seu logotipo
  • Plataforma adaptável a qualquer área de negócio
  • Controle total sobre as operações
  • Infraestrutura em Data Center profissional
  • Solução verde: colabora na preservação do meio ambiente com a redução do uso de papel

Árvore documental organizada por pastas com múltiplos subníveis

A solução suporta a criação de pastas ilimitadas com múltiplos subníveis, proporcionando uma grande flexibilidade na organização das informações de sua empresa.

Formulários customizáveis para cadastro de informações e indexação de documentos

Cada pasta possui o seu formulário independente com índices de classificação para indexar os documentos ou simplesmente para cadastro de informações.

Pela própria ferramenta é possível criar e escolher os índices/campos que estarão presentes nos formulários de cada pasta do sistema. Com essa flexibilidade e customização, qualquer tipo de empresa ou setor de atuação pode ser atendido pelo EV Doc.

Facilidade na consulta de informações

A navegação intuitiva e as diversas opções de “Pesquisa” permitem ao usuário encontrar facilmente a informação desejada, mesmo em sistemas com grande volume de documentos armazenados.

Envio de múltiplos documentos pelo Portal

O recurso de envio múltiplo e simultâneo (envio em lote) de documentos oferece grande velocidade na utilização da ferramenta.

Pasta temporária para documentos ainda sem indexação

O sistema possui uma pasta geral que funciona como repositório temporário de documentos ainda sem pasta e formulário definido. Os documentos armazenados podem ser rapidamente transferidos para o local definitivo a qualquer momento.

Segurança no acesso ao sistema

O acesso ao sistema ocorre em ambiente seguro homologado por certificado SSL de empresa certificadora. Além disso, quando um usuário realiza o login para acessar o Portal, o sistema realiza a autenticação única do usuário, verificando se há outra pessoa conectada com a mesma senha e em caso afirmativo o usuário que já estava conectado é automaticamente desconectado do sistema, evitando assim compartilhamento de senhas e acessos não-legítimos por terceiros.

Permissões de acesso configuradas por pasta

Para cada pasta é configurado as ações e permissões de cada usuário ou grupo de usuários, proporcionando controle máximo sobre as ações na pasta.

Notificações sobre ações recentes e vencimentos

Os usuários podem ser notificados por email ou pela tela inicial do sistema a respeito de ações realizadas recentemente e sobre formulários que possuem algum tipo de vencimento, como por exemplo envio de um novo documento ou atualização de formulário, permitindo um acompanhamento mais eficiente sobre tudo o que acontece no sistema.

Controle de versão dos formulários e documentos

 

Todo o histórico de atualizações é registrado e organizado em versões, garantindo a integridade total de dados dos formulários e documentos digitais durante todo o ciclo de vida. Uma versão anterior pode ser novamente aplicada no Portal caso necessário.

Liberação (check-in) e bloqueio (check-out)

 

Tanto os formulários quanto os documentos possuem controle de status, sendo possível realizar o bloqueio para evitar que outros usuários alterem o formulário ou documento.

Envio de comentários

 

Escreva comentários importantes em documentos e formulários como lembretes e tarefas pendentes, facilitando a comunicação e colaboração entre os usuários sobre o item em questão.

Lixeira

 

Pastas, formulários e documentos podem ser enviados para a Lixeira e restaurados posteriormente (até 30 dias) caso necessário.

Controle eficiente do arquivo físico

 

Além de organizar as informações e documentos digitalizados, a ferramenta possibilita o controle rígido do arquivo físico da empresa com a geração de código de barras para as etiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveis no sistema, onde o usuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré-definidas em vez de inserir manualmente a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, o controle de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento do status da solicitação e a identificação do solicitante.

Trilha de auditoria

 

Histórico de todas as ações executadas no sistema para auditoria futura pelos administradores no caso da necessidade de identificar o responsável, data e hora de determinada ação.

Relatórios gerenciais

 

Medição da utilização atual do sistema como uso de espaço em disco e relatórios de performance como por exemplo a evolução da quantidade de pastas, formulários e documentos armazenados na ferramenta.

Integração com scanners para digitalização de documentos em papel

O Módulo de Captura funciona em ambiente web por meio de um plugin de fácil instalação, sem a necessidade de instalação e configuração de aplicativos no computador do usuário como nos sistemas de GED tradicionais, o que contribui na redução do tempo de implantação da ferramenta.

Permite a captura de documentos em papel digitalizados no scanner e envio para o sistema com ou sem indexação. O documento pode ser digitalizado em preto e branco, cinza ou colorido e nos formatos PDF, TIFF, PNG ou JPEG.

Integração com webcams para captura de imagens

 

Como no caso dos scanners, o Módulo de Captura pode ser integrado a webcams que seguem o padrão TWAIN para captura de imagens. Essa opção é muito útil por exemplo na digitalização de documentos necessários no processo de avaliação e concessão de crédito, onde é possível tirar uma foto do cliente no local e enviar ao sistema, reduzindo a ocorrência de fraudes.

Cadastro de clientes (pessoas e organizações)

A ferramenta permite o cadastro de clientes, divididos em pessoas e organizações, onde é possível associar pessoas a organizações como ocorre em grupos de usuários. Dessa forma, o sistema possibilita aplicar permissões de acesso a todos de uma mesma organização apenas selecionando a organização em questão.

>Para cada formulário é possível vincular clientes específicos para visualização do conteúdo, configurando para cada cliente permissões e notificações via email sobre atualizações no formulário e seus documentos.

Portal exclusivo para clientes

 

A solução fornece um ambiente independente e simplificado para que os clientes da empresa acessem seus formulários e documentos de forma mais prática. Cada cliente poderá consultar apenas os formulários e documentos a que foram previamente vinculados, evitando a consulta de informações de outros clientes ou de conteúdo não-autorizado.

Além de visualizar, o cliente pode interagir atualizando informações, enviando novos documentos ou comentários, desde que tenha permissão para essas ações.

Cadastro de usuários

 

A solução permite o cadastro de usuários para acesso ao sistema, seja funcionários ou clientes da empresa. É possível vincular os usuários a um ou mais grupos de acesso e monitorar o último login realizado por cada usuário.

Criação de grupos de usuários

 

Os usuários podem ser divididos em grupos, facilitando a configuração das regras de acesso a ferramenta.

Definição de permissões de acesso por usuários e grupos em cada filial

 

Para cada filial é possível definir permissões específicas para os grupos cadastrados ou para usuários de forma individual. O usuário irá visualizar apenas os módulos e filiais a que tem permissão de acesso.

Personalização com o nome e logotipo de sua empresa

A plataforma oferece a customização com o nome e logotipo de sua empresa, em vez de utilizar o logotipo da Estado Virtual. É um grande diferencial e muito importante para empresas que fornecem acesso a clientes para que visualizem seus documentos no Portal.

Expresso

10 Usuários
10 GB de espaço em disco*
1 Limite de unidades (matriz + filiais)
Ilimitado Limite de formulários / documentos digitalizados
Ilimitado Limite de clientes
120 MB Tamanho máximo por documento**
  • Espaço em disco adicional (Consulte)
  • Multiformatos de documentos
    (Ex: .pdf, .tiff, .doc, .xls, .ppt, .odt, .zip, .rar, .dwg, .jpg, .png etc.)
  • Portal de consulta e gestão
  • Portal do cliente
  • Módulo de captura
  • Módulo de administração
  • Relatórios gerenciais
  • Integração com scanners
  • Integração com webcams
  • Integração com leitores de código de barras
  • Personalização com seu logotipo
  • Implantação
  • Treinamento
  • Suporte técnico
  • Infraestrutura de Data Center
  • Acesso seguro via SSL
  • Backup diário dos dados
  • Manual do usuário
  • Suporte via chat
  • Suporte via telefone
  • Suporte via tickets 24 horas
  • Gerente de conta
99.5% Garantia (SLA)
Consulte Investimento mensal
Grátis Custo de Implantação

Profissional

Consulte Usuários
20 GB de espaço em disco*
2 Limite de unidades (matriz + filiais)
Ilimitado Limite de formulários / documentos digitalizados
Ilimitado Limite de clientes
120 MB Tamanho máximo por documento**
  • Espaço em disco adicional (Consulte)
  • Multiformatos de documentos
    (Ex: .pdf, .tiff, .doc, .xls, .ppt, .odt, .zip, .rar, .dwg, .jpg, .png etc.)
  • Portal de consulta e gestão
  • Portal do cliente
  • Módulo de captura
  • Módulo de administração
  • Relatórios gerenciais
  • Integração com scanners
  • Integração com webcams
  • Integração com leitores de código de barras
  • Personalização com seu logotipo
  • Implantação
  • Treinamento
  • Suporte técnico
  • Infraestrutura de Data Center
  • Acesso seguro via SSL
  • Backup diário dos dados
  • Manual do usuário
  • Suporte via chat
  • Suporte via telefone
  • Suporte via tickets 24 horas
  • Gerente de conta
99.5% Garantia (SLA)
Consulte Investimento mensal
Grátis Custo de Implantação

Enterprise

Consulte Usuários
Consulte espaço em disco*
3 ou mais Limite de unidades (matriz + filiais)
Ilimitado Limite de formulários / documentos digitalizados
Ilimitado Limite de clientes
Consulte Tamanho máximo por documento**
  • Espaço em disco adicional (Consulte)
  • Multiformatos de documentos
    (Ex: .pdf, .tiff, .doc, .xls, .ppt, .odt, .zip, .rar, .dwg, .jpg, .png etc.)
  • Portal de consulta e gestão
  • Portal do cliente
  • Módulo de captura
  • Módulo de administração
  • Relatórios gerenciais
  • Integração com scanners
  • Integração com webcams
  • Integração com leitores de código de barras
  • Personalização com seu logotipo
  • Implantação
  • Treinamento
  • Suporte técnico
  • Infraestrutura de Data Center
  • Acesso seguro via SSL
  • Backup diário dos dados
  • Manual do usuário
  • Suporte via chat
  • Suporte via telefone
  • Suporte via tickets 24 horas
  • Gerente de conta
99.5% Garantia (SLA)
Consulte Investimento mensal
Grátis Custo de Implantação

Obs: Consulte-nos para planos personalizados.

Como referência, 100 GB de espaço é suficiente para armazenar cerca de 500 mil folhas digitalizadas e 200 GB de espaço cerca de 1 milhão de folhas digitalizadas, considerando uma média de 200 KB para cada folha no formato PDF.

** O tamanho máximo por documento de 120 MB é um limite alto e permite que seja enviado documentos grandes como processos judiciais e arquivos em Autocad, sendo que a maioria dos sistemas de GED posuem um limite por documento bem inferior a 120 MB. Para enviar documentos grandes é essencial que a internet banda larga do usuário seja estável e de qualidade.

Ao contratar um plano do EV Doc, o pacote inclui por padrão os seguintes itens no modelo software como serviço:

1) Licença de uso do software web EV Doc com atualização ilimitada:

  • Portal de Consulta e Gestão de Documentos / Informações
  • Portal do Cliente
  • Módulo de Captura de Documentos Físicos
  • Módulo de Clientes
  • Módulo de Administração
  • Relatórios Gerenciais

2) Implantação:

Mapeamento do processo e parametrização do sistema

Nossa equipe de implantação irá auxiliar na organização da pastas, índices de classificação (indexação) nos formulários e cadastro de usuários, considerando as rotinas internas e área de atuação de sua empresa. Mesmo após a implantação inicial, o cliente pode solicitar novo auxílio sem custo adicional para alteração da organização do sistema, caracterizando um processo contínuo e ilimitado.

Todo esse procedimento é realizado preferencialmente a distância utilizando nossa Central de Atendimento, mas visitas presencias para implantação podem ser agendadas. Os custos de deslocamento para fora de Brasília serão por conta do cliente.


Integração com scanners, webcams e leitores de código de barras

O Módulo de Captura de documentos é compatível com todos os scanners e webcams que seguem o padrão TWAIN e no caso dos leitores de código de barras qualquer dipositivo está habilitado para identificar o código gerado pelo nosso sistema. Caso o dispositivo esteja corretamente instalado e configurado no computador, o módulo irá reconhecer o scanner, webcam ou leitor automaticamente.

– Sugestões de Scanners:

— Scanner de mesa HP Scanjet G2410
— Scanner HP Scanjet 7800
— Scanner Kodak i920
— Scanner Kodak i1120
— Scanner Kodak i2400
— Scanner Kodak i1220
— Mesa A3 conectada ao scanner Kodak

– Sugestões de Webcams:

— Webcam Microsoft Lifecam Microsoft Vx-1000
— Webcam Microsoft Lifecam Microsoft Vx-2000
— Webcam Logitech Quickcam Pro 9000
— Webcam Microsoft Cinema Lifecam Hd 720p

– Sugestões de Leitores de Código de Barras:

— Leitor de Código de Barras Bematech BR-310 – Entrada USB
— Leitor de Código de Barras Bematech S-100 – Entrada USB
— Leitor de Código de Barras Bematech S-500 – Entrada USB

Observação: os scanners, webcams e leitores de código de barras citados acima são apenas sugestões. No caso dos scanners e webcams é possível utilizar qualquer dispositivo que segue o padrão TWAIN e no caso dos leitores de código de barras qualquer dipositivo está habilitado para identificar o código gerado pelo nosso sistema. Antes de efetivar a contratação, entre em contato solicitando um teste para comprovar a compatibilidade de seu dispositivo com o Módulo de Captura.

3) Treinamento e Acompanhamento:

Treinamento para capacitação dos usuários

Sessão ao vivo com um de nossos especialistas para a capacitação adequada de seus funcionários, utilizando ferramenta de ensino a distância (web conferência). Sessões ao vivo adicionais podem ser agendadas caso seja identificado a necessidade de novos treinamentos.

Manual do usuário

Tutorias disponibilizados em nosso site que auxiliam na operação do sistema.

Atendimento via chat, telefone ou tickets

A Central de Atendimento está pronta para esclarecer eventuais dúvidas na utilização da plataforma. O atendimento via chat e telefone atende em dias úteis e em horário comercial, enquanto o sistema de tickets funciona 24 horas.

4) Suporte Técnico e Infraestrutura de Data Center:

Resolução de problemas técnicos

No caso de indisponibilidade ou falhas no sistema, nosso suporte técnico funciona 24 horas por meio de abertura de chamados (tickets) no Portal do Cliente.

Infraestrutura de Data Center inclusa

Sistema e dados hospedados em Data Center profissional com alta disponibilidade e segurança. O gerenciamento e manutenção dos servidores e da aplicação é de inteira responsabilidade da Estado Virtual, permitindo que sua empresa concentre-se apenas na utilização da ferramenta.

Principais diferenciais da solução EV Doc

Sistema totalmente via web

Toda a aplicação roda em ambiente web sem a necessidade de instalação de programas no computador do usuário, inclusive o Módulo de Captura de documentos físicos por scanners ou webcams que necessita apenas de um plugin. A ferramenta pode ser utilizada de qualquer computador com acesso a internet, a qualquer hora e de qualquer lugar.

Plataforma flexível com implantação simples e rápida

A solução EV Doc foi planejada e concebida visando a facilidade e baixo custo de implantação nas empresas. O sistema foi desenvolvido de forma modular e adaptável a qualquer área de negócio, sendo que a organização da árvore documental e índices de classificação são configurados facilmente pelo Portal após o mapeamento das rotinas internas e necessidades da empresa. A caracterísitica de ser um sistema totalmente web reduz também drasticamente o tempo de implantação comparado a sistemas tradicionais de GED, pois não é necessário a configuração de servidores locais, instalação de programas nos computadores dos usuários e tampouco visitas presenciais constantes para implantação, atualizações e suporte técnico. O tempo médio para a implantação padrão do EV Doc é de apenas 5 dias úteis.

Gestão do Conhecimento e não apenas Gestão de Documentos

O sistema permite a criação de formulários customizáveis para o cadastro de dados que podem estar relacionados ou não aos documentos. Dessa forma, o formulário funciona não apenas como indexador de documentos para consultas futuras mas sim um repositório completo de informações. A plataforma contempla ainda, a possibilidade de relacionar índices de diferentes formulários, em que ao se alterar o valor de um índice relacionado, o sistema altera esse valor automaticamente em todos os formulários onde essa relação foi estabelecida.

Sistema verdadeiramente multi-filial

O EV Doc foi desenvolvido contemplando a utilização por empresas que atuam de forma descentralizada, como por exemplo Bancos e Financeiras que possuem diversos pontos espalhados para concessão de crédito, empresas de Telecom com pontos para habilitação de planos pós-pago, ou mesmo um escritório de contabilidade ou advocacia que possui filial em outra região ou cidade. Com a funcionalidade de gestão de filiais, é possível determinar que cada usuário tenha acesso apenas as informações da filial a que ele pertence.

Controle de versão dos formulários e documentos

Todo o histórico de atualizações é registrado e organizado em versões, garantindo a integridade total de dados dos formulários e documentos digitais durante todo o ciclo de vida. Uma versão anterior pode ser novamente aplicada no Portal caso necessário.

Gestão eficiente do arquivo físico

Além de organizar as informações e documentos digitalizados, a ferramenta possibilita o controle rígido do arquivo físico da empresa com a geração de código de barras para as etiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveis no sistema, onde o usuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré-definidas em vez de inserir manualmente a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, o controle de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento do status da solicitação e a identificação do solicitante.

Vantagens de ser um cliente Estado Virtual

  • Um mundo de soluções web a sua disposição
  • Planos com excelente custo-benefício
  • Atendimento diferenciado
  • Expertise nas mais variadas áreas da Internet
  • Melhores Data Centers no Brasil e Estados Unidos

Perguntas Frequentes

Teste do sistema

Conheça o EV Doc (Gerenciamento de Documentos/Informações), solução de GED com implantação mais rápida e viável do mercado:

Para solicitar uma demonstração acompanhado de um de nossos analistas, cadastre-se no Portal do Cliente.

Após cadastro, abra um ticket para o departamento Comercial solicitando uma demonstração da solução EV Doc.

SEJA UMA REVENDA AUTORIZADA

Para ser uma revenda autorizada e comercializar planos mensais de nosso sistema de GED com seu logotipo, bem como prestar serviços de implantação, treinamento e suporte é necessário atender alguns requisitos, como ser uma empresa (pessoa jurídica) com CNPJ registrado, ter um site para informações e estrutura mínima de atendimento (telefone fixo, chat online, helpdesk etc). Além disso, é necessário efetuar pagamento da taxa de revenda e concluir o treinamento específico para revendas com o objetivo de capacitar sua equipe.

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