Quais princípios devemos manter ao gerir uma documentação?
O princípio básico na Gestão de Documentos é o Princípio da Proveniência – que também é chamado de Princípio de Respeito aos Fundos -, que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações, ou seja, evitar o desmembramento da documentação que trata de determinado assunto (Exemplo: reunião das Prestações de Contas de determinado […]
Quais as vantagens de um sistema eletrônico de documentos?
Um dos grandes benefícios, ao se utilizar de um sistema eletrônico de documentos, é o fato da facilidade no acesso às informações contidas nos documentos, pois através do mesmo, é possível indexar palavras-chaves ou termos específicos, tornando a busca muito mais rápida, fácil e intuitiva. Entre em contato nesse link.
Quais as melhores práticas para armazenamento de documentos físicos?
Para fazer um armazenamento de documentos físicos de forma eficiente, é necessário o uso de máscaras, luvas, caixas, dentre outros materiais, além de profissionais que tenham atenção e zelo pelo patrimônio que estão tratando, força de vontade por parte da Administração e recursos financeiros para a realização da tarefa. Entre em contato nesse link.
Por que é tão importante que o documento tenha autenticidade?
Porque é através da Autenticidade, que as funcionalidades fiscais e legais são cumpridas, além da credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. Entre em contato nesse link.
Por que apenas o Arquivista pode realizar a avaliação e destinação (guarda permanente ou eliminação) dos documentos de uma Instituição?
Segundo o Artigo 2º e 3º da Lei 6.546, de 04 de Julho de 1978, regulamentado pelo Decreto 82.590, de 06 de Novembro de 1978, apenas Arquivistas (Profissionais graduados em Curso Superior em Arquivologia) e Técnicos de Arquivo (Profissionais graduados em Curso Técnico em Arquivologia), podem realizar o gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação […]
Por quanto tempo deve-se guardar a documentação?
O Período para guardar a documentação é determinado pela Tabela de Temporalidade, determinada pelo Arquivo da Instituição e aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), no caso de Instituições Públicas. Entre em contato nesse link.
Tempo de Guarda de Documentos
Quando se fala em gestão de documentos e tempo de guarda, muitas pessoas e gestores se perguntam, qual o tempo de guarda de uma nota fiscal? Por quanto tempo devo ficar com um Ofício Circular? E os assentamentos funcionais, o que eu faço com eles? Pensando nesse problema, o Arquivo Nacional, através de estudos e […]
Como é feito o controle físico da documentação?
O controle físico da documentação pode ser feito tanto por listagens, como por planilhas, inventários, guias, catálogos, dentre outros instrumentos. Entre em contato nesse link.
Gestão Documental
Como é possível saber se sua organização está bem organizada? A resposta pode estar na Gestão Documental de sua empresa. Afinal nunca pensamos que iremos precisar daquela Nota Fiscal do Fornecedor, ou a documentação funcional de determinado funcionário, ou melhor, como e onde está guardada toda a informação gerada pela empresa, logo informações importantes são eliminadas ou […]
O que é a Custódia de Documentos?
Custódia de Documentos é a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade. Entre em contato nesse link. Continue acompanhando nosso blog.