O princípio básico na Gestão de Documentos é o Princípio da Proveniência – que também é chamado de Princípio de Respeito aos Fundos -, que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações, ou seja, evitar o desmembramento da documentação que trata de determinado assunto (Exemplo: reunião das Prestações de Contas de determinado Projeto em um único documento).
Um dos benefícios de possuir um GED com Workflow, é o fato da possibilidade de controlar tanto o uso (retirada e devolução) dos documentos, quanto do acesso aos mesmos. Portanto o Workflow se torna uma ferramenta estratégica da Administração para evitar possíveis “extravios” de documentos, dentro da Instituição, e um possível atraso na tomada de decisão em algum planejamento estratégico, tático e/ou operacional.
Independente do suporte (papel, microfilme, digital), os documentos a serem descartados, sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados.
Assim como nas empresas privadas, isso independe do suporte (papel, microfilme, digital), dos documentos a serem descartados, sendo que estes sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados. O que torna o descarte diferente nos órgãos públicos, é o fato do mesmo ter que publicar no Diário Oficial, quais documentos estão sendo eliminados com uma antecedência de 30 a 90 dias.
Um dos grandes benefícios, ao se utilizar de um sistema eletrônico de documentos, é o fato da facilidade no acesso às informações contidas nos documentos, pois através do mesmo, é possível indexar palavras-chaves ou termos específicos, tornando a busca muito mais rápida, fácil e intuitiva.
Para fazer um armazenamento de documentos de forma eficiente, é necessário o uso de máscaras, luvas, caixas, dentre outros materiais, além de profissionais que tenham atenção e zelo pelo patrimônio que estão tratando, força de vontade por parte da Administração e recursos financeiros para a realização da tarefa.
Essa é uma pergunta que atualmente, parece ser um pensamento antigo, afinal estamos na era onde a velocidade das informações é quase instantânea, com a digitalização e troca de dados entre vários tipos de sistemas de diversas formas possíveis, entre muitos aparelhos (computadores, notebooks, tablets, smartphones).
Mas e em relação à autenticidade e a veracidade das informações? Apesar do advento da Assinatura e a Certificação Digital já existir, países, empresas e órgãos normalizadores do mundo inteiro, ainda não determinaram um padrão internacional para o mesmo. Visto que em um esforço mundial, foi criado o Projeto INTERPARES para determinar este padrão, mas que ainda não alcançou tal objetivo.
Porque é através da Autenticidade, que as funcionalidades fiscais e legais são cumpridas, além da credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.
Segundo o Artigo 2º e 3º da Lei 6.546, de 04 de Julho de 1978, regulamentado pelo Decreto 82.590, de 06 de Novembro de 1978, apenas Arquivistas (Profissionais graduados em Curso Superior em Arquivologia) e Técnicos de Arquivo (Profissionais graduados em Curso Técnico em Arquivologia), podem realizar o gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida nos documentos.
Por quanto tempo deve-se guardar a documentação?
O Período de guarda da documentação é determinado, pela Tabela de Temporalidade, determinada pelo Arquivo da Instituição e aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), no caso de Instituições Públicas.
De acordo com a legislação brasileira e internacional, ainda não é permitido a eliminação do documento físico depois de sua digitalização, visto que o documento digital ainda não é considerado legal, por conta da falta de autenticidade e/ou veracidade dos dados, e tanto o documento digitalizado quanto o documento original, depende da avaliação prévia onde é definido o prazo de guarda e a destinação. A finalidade principal da digitalização não é a eliminação, e sim facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.
Qual a melhor forma de se guardar as informações?
Não existe uma forma padrão de guarda de informações nas Instituições, visto que cada documentação possui uma finalidade diferente em contextos diferentes, e cada realidade documental exige do profissional de Arquivo muita atenção o trato da mesma, logo em determinados casos, é melhor a guarda determinada por assunto, em outros casos já poderia ser utilizado a guarda por Estado, ou por Código, Data, dentre outras possibilidades.
Normalmente, a extensão mais utilizada no Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é o PDF, pois o fato deste ser popular na área da informática, o torna também mais seguro para se tornar padrão nos documentos tanto de interesse público, quanto privado. Entretanto, não se deve excluir as demais extensões, afinal nem todos os documentos são iguais e cada extensão tem seu valor no trato de documentos diversos.
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.
O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais, incluindo operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.
O aplicativo de mensagens Telegram não tem o número de usuários do WhatsApp, entretanto a comparação de funcionalidades entre eles mal começa e o WhatsApp já fica lá atrás. Enquanto o WhatsApp funciona bem para tudo que é mais básico, algumas horas de uso do app russo já deixam claro que ele tem muito mais a oferecer.
Como é possível saber se sua organização está bem organizada?
Conselho Federal de Medicina autoriza telemedicina no país
Regras foram estabelecidas e o atendimento deve ser gravado
Médicos brasileiros vão poder realizar consultas online, telecirurgias e telediagnóstico, entre outras formas de atendimento à distância, conforme a Resolução nº 2.227/18, do Conselho Federal de Medicina (CFM). O texto estabelece a telemedicina como exercício da medicina mediado por tecnologias para fins de assistência, educação, pesquisa, prevenção de doenças e lesões e promoção de saúde, podendo ser realizada em tempo real ou off-line.
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Quando se fala em gestão de documentos e tempo de guarda, muitas pessoas e gestores se perguntam, qual o tempo de guarda de uma nota fiscal? Por quanto tempo devo ficar com um Ofício Circular? E os assentamentos funcionais, o que eu faço com eles?
O workflow ou fluxo de trabalho é uma ação necessária para o controle das ações e informações processuais dentro de uma empresa, permitindo que estas possam ser transmitidas de uma pessoa para outra, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos, identificando as várias atividades do processo, procedimentos e controle de dados associados para gerenciar o workflow.
Workflow é a automação de um processo de negócio, por inteiro ou por partes, durante o qual documentos, informações e atividades são passadas de um participante para outro para que estes desenvolvam ações respeitando um conjunto de regras procedimentais. Workflow, ou fluxo de trabalho, também pode ser definido como qualquer conjunto de atividades executadas de forma coordenada, em série ou em paralelo, por dois ou mais membros de um grupo de trabalho, visando um objetivo comum.
Os processos de negócio podem ser definidos como um conjunto de tarefas e procedimentos interdependentes, realizados para alcançar um determinado resultado empresarial, sendo uma de suas características a transposição de fronteiras organizacionais, logo a integração da empresa é facilitada pelo uso de ERP através de alguns fatores, como a possibilidade da empresa operar com um único sistema de informação que atenda a todas as suas áreas, com o armazenamento dos dados em um banco de dados único e centralizado e a orientação a processos.
Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº 82.308, instituiu o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
Não obstante os esforços realizados no sentido de estimular a adoção de políticas que assegurassem a preservação do patrimônio documental brasileiro, a implementação do Sistema foi bastante prejudicada uma vez que, sua área de abrangência ficou restrita aos arquivos intermediários e permanentes, tendo em vista os limites impostos na criação, pelo Governo Federal, em 1975, do Sistema de Serviços Gerais – SISG, ao qual se vinculariam os arquivos correntes da Administração Pública Federal.
O controle físico dos documentos pode ser feito tanto por listagens, como por planilhas, inventários, guias, catálogos, dentre outros instrumentos.
A preocupação com a falsificação de documentos vem desde a Idade Média, onde através do início dos estudos sobre a Diplomática e a Paleografia, ou seja, a verificação de que o documento apresentado era verdadeiro e autêntico, de acordo com regras definidas e fiscalizadas pelas chancelas medievais.
Com o passar dos tempos, o papel das chancelas foi passado para os arquivos e órgãos do poder judiciário como tribunais e cartórios, entretanto com a vinda da internet e os documentos digitais, a verificação da veracidade e da autenticidade dos documentos tornou o processo muito burocrático e trabalhoso.
O BPM pode ser utilizado na forma de inovação de processos também no negócio varejista, mercado reconhecido pela alta concorrência, logo se determinada empresa não possuir seus desenhos de processo, muito bem detalhados e esclarecidos, isso pode determinar a ascensão ou a ruína da mesma, independente do seu tamanho.
A utilização da solução BPM está mais próxima do que se imagina, pois a mesma pode ser implantada em qualquer ramo de atividade existente, como é o caso das indústrias de energia, negócio caracterizado pela falta de concorrência no mercado, logo segue um caso de uma determinada empresa que presta serviço para fornecedores de energia.
A automatização de processos de uma empresa nada mais é do que tornar mais eficiente, com menor custo e melhor tempo de resposta em todas as ações executadas. Isso é obtido através da substituição de interação humana por processos lógicos automáticos e integração de sistemas.
Isso pode parecer complexo mas já faz parte do cotidiano. Quando você efetua uma compra no cartão de débito e logo depois recebe uma mensagem no celular confirmando ou pedindo confirmação da transação, você pode ver quão eficiente esse processo é. Milhões de transações acontecem todos os dias, e esse processo seria muito lento, sujeito a falhas e muito caro se fosse executado por humanos. Então vemos nesse exemplo as seguintes características:
Ao longo da história da humanidade, após a invenção da escrita, a utilização de assinaturas em documentos, se tornou uma necessidade essencial de órgãos públicos, empresas e qualquer outra atividade, onde duas ou mais pessoas (físicas e/ou jurídicas) ao se relacionarem, precisariam para uma aprovação legal, logo a dificuldade em provar se a informação é verdadeira e autêntica, mostra como a assinatura dos documentos é um fator fundamental para confirmar a confiança das informações.
A Arquivologia é uma Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.
O Arquivo Nacional é uma instituição brasileira subordinada ao Ministério da Justiça, responsável pela gestão da produção documental da administração pública federal.
A sua criação, juntamente com o Instituto Histórico e Geográfico Brasileiro, que se somavam à Academia Imperial de Belas Artes, integrou o esforço (Regência) de Pedro de Araújo Lima, futuro visconde e marquês de Olinda, para a construção de um Estado Imperial Forte.
Vários órgãos públicos já aderiram a digitalização de seus processos, por inúmeros motivos. Mesmo assim, eles continuam exercendo o papel de prestar o serviço ao público, ou seja, mesmo com essa “Revolução Digital”, os tabeliães e Gestores dos Cartórios não precisam se preocupar, afinal a digitalização veio para melhorar o seu trabalho.
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Uma vez que a tecnologia é alavancada para fins de aprendizagem, os alunos e professores interagem uns com os outros através de fóruns on-line, debates e videoconferência, bem como e-mails, bate-papos, aulas ao vivo e gravadas.
No atual contexto organizacional, das comunicações e gerencial, a informação atingiu um patamar nunca antes pensado e/ou imaginado por gestores, especialistas ou arquivistas, visto que qualquer entidade, país ou empresa que detiver a informação necessária e o controle da mesma, poderá atingir e alcançar a melhor estratégia possível e suas variáveis, para atingir seus objetivos.
A burocracia é definida por Weber como uma estrutura administrativa por meio da qual o tipo de domínio legal é exercido, pois rege o princípio de áreas de jurisdição fixas e oficiais, ordenadas de acordo com regulamentos, ou seja, por leis ou normas administrativas.Os princípios da hierarquia dos postos e dos níveis de autoridades significam um sistema firmemente ordenado de mando e subordinação, no qual há uma supervisão dos postos inferiores pelos superiores, visto que a administração de um cargo moderno se baseia em documentos escritos (“arquivos”), preservados em sua forma original ou em esboço.
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Como é possível saber se sua organização está bem organizada?
A resposta pode estar na Gestão dos Documentos de sua empresa. Afinal nunca pensamos que iremos precisar daquela Nota Fiscal do Fornecedor, ou a documentação funcional de determinado funcionário, ou melhor, como e onde está guardada toda a informação gerada pela empresa, logo informações importantes são eliminadas ou perdidas.
O documento digitalizado é um tipo de documento digital. Os documentos digitais têm duas origens distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir da digitalização. Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional. O documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital. Geralmente, esse representante digital visa a facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação. Todo documento digitalizado é um documento digital, mas nem todo documento digital é um documento digitalizado.
A natureza do suporte é todo e qualquer local onde a informação foi registrada, podendo ser em papel, fotografia, microfilme, bits dentre outros.
Um documento em formato digital é considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.
Os Documentos Digitalizados ficam armazenados 24 horas por dia, em um Servidor seguro, localizado na cidade de Dallas no estado do Texas, nos Estados Unidos da América.
É a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.
- Início
Para iniciar um Projeto de Gestão Documental o arquivista deve realizar uma visita técnica, onde poderão ser feitos as seguintes atividades:
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- Diagnóstico do Acervo Documental com um profissional arquivista;
- Mensuração do Acervo (Quantitativo e Qualitativo);
- Identificação da Solução a ser adotada (Digitalização, Microfilmagem, Gestão Física, dentre outras);
- Análise de Fluxos Administrativos e Documentais;
A busca por uma maior transparência nos gastos e serviços públicos, atingiu um novo estágio a partir da virada do século, visando garantir a melhora da governança pública. Na área empresarial, já é exigido transparência das tomadas de decisões, logo no caso da administração pública, é necessário um nível de transparência ainda maior, afinal ela deve defender e trabalhar os interesses de todos os cidadãos.
É o conjunto de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda sua destinação (guarda permanente ou eliminação).
Ao contrário dos que chamam de “Arquivo Morto”, o Arquivo Permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor (Secundário), também chamado de arquivo histórico.
Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora, de acordo com o ICP-Brasil.
Para maiores informações sobre o assunto, Clique aqui.
Arquivo Morto, é o nome utilizado por algumas instituições, para definir o Arquivo Permanente, logo não existe Arquivo Morto. Pois as informações nele contidas, podem servir para fins de pesquisa.
É o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu Valor Primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
É uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento, de acordo com o ICP-Brasil.
Para maiores informações sobre o assunto, Clique aqui.
Conjunto de documentos de uma mesma proveniência, ou seja, de uma mesma entidade produtora (entidade coletiva, pessoa ou família).
Através da Lei nº 12.682, de 09 de Julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Estado Virtual
Metro Linear é a unidade de medida dos Arquivos, ou seja, a quantidade de todos os documentos de um determinado Setor, enfileirados um a frente do outro.
Estado Virtual
Os valores documentais são utilizados de acordo com a frequência de uso dos documentos, podendo ser primários (para fins administrativos, legais e fiscais), ou secundários (para fins de prova, pesquisa ou informativos).
Estado Virtual
Documento é toda e qualquer informação registrada em um suporte (papel, microfilme, computador).
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte (papel, fotografia, microfilme).
A mudança de rotina dentro de uma Instituição, sempre ocasiona problemas no Clima Organizacional, visto que os funcionários já se adaptaram ao seu estilo de trabalho. Logo, para se implementar um GED é necessário sempre um estudo Organizacional, como a Instituição funciona, seu fluxo de trabalho, o que está errado, o que está certo, para enfim poder implementar o GED.
Após o estudo, várias reuniões podem se seguir, para a criação de um plano de execução de treinamentos para a utilização da ferramenta, para a partir destas, recrutar os funcionários, ensinando-lhes como o sistema funciona, lembrando sempre de deixar um canal de comunicação aberto, para eventuais dúvidas e/ou sugestões.
Com isso, é possível realizar a digitalização de documentos, onde se faz necessário a higienização da documentação (retirada de grampos e clipes), a classificação (de acordo com o Plano de Classificação) e a própria digitalização no scanner, sempre tendo cuidado com a integridade documental (evitando rasgar e amassar) e pessoal (uso de luvas e máscaras).
No ponto de vista tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”, apesar de na literatura arquivística internacional, ainda ser corrente o uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de “documento digital”. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico, podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
Cansado e estressado por conta das auditorias que precisa fazer? Não sabe onde os processos, contratos e balancetes estão? A administração está integrada em seus processos?
A Gestão financeira e o Controle de Custos sempre foram um problema em nosso escritório, visto que no atual cenário organizacional, quem tem esse domínio de sua própria informação, tem maior visibilidade e credibilidade, principalmente pelo fato de se tratar de uma área importante de nossos clientes, como é o Setor Contábil.
A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento, pois permite preservar esse patrimônio e organizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa, logo o GED lida com qualquer tipo de documentação, afinal ele visa o gerenciamento de informações de forma eletrônica, fechando o ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento, além de controlar a segurança, busca, check-in / check-out e versionamento dos documentos.
A utilização do EV-DOC no escritório de advocacia onde trabalho, ajudou bastante na gestão das informações geradas pelos processos judiciais de diversas áreas, afinal a árvore documental criada, se adaptou à rotina de trabalho e ao fluxo de petições e processos, algo que se não for bem definido, controlado e bem indexado, acaba se tornando um retrabalho, pois exige mais tempo para separar, classificar e buscar os documentos necessários para determinada causa.
O fluxo de controle ou workflow, permite a sincronização do processo de execução de atividades, ou seja, sua interação se dá por meio de conexões entre responsáveis e ações, com isso possibilita a sincronização do processo de execução de atividades. O termo Gerenciamento de Workflow (Workflow Management) refere-se a ideias, métodos, técnicas e software usados para apoiar processos de negócios estruturados.
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O GED foi introduzido no Brasil pelo CENADEM (Centro Nacional da Gestão da Informação), entidade extinta em 2010. Foi também o CENADEM que introduziu no Brasil o Knowledge Management, Gestão do conhecimento.
LMS é abreviação de Learning Management System(Sistema de gestão da aprendizagem).
Aprendizagem, porque você a usa para oferecer cursos de educação ou programas de treinamento.
Gestão, porque ajuda a organizar estes cursos (criá-los, alterá-los, atribuí-los aos alunos, classificá-los, etc).
A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) é uma cadeia hierárquica e de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão. Observa-se que o modelo adotado pelo Brasil foi o de certificação com raiz única, sendo que o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), além de desempenhar o papel de Autoridade Certificadora Raiz (AC-Raiz), também tem o papel de credenciar e descredenciar os demais participantes da cadeia, supervisionar e fazer auditoria dos processos.
O Gerenciamento de Processos de Negócio ou Gestão de Processos de Negócio (em inglês Business Process Management ou BPM), é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação, com foco na otimização dos resultados das organizações, através da melhoria dos processos de negócio.
A Estado Virtual está no mercado desde 2001 sempre aperfeiçoando suas estrutura. Contamos com o que há de mais moderno em Servidores, Datastore, Roteadores, Firewall e periféricos para proteger e disponibilizar os dados de sua empresa para seus clientes e colaboradores.
Estamos conectados aos 3 principais troncos de internet do país, dando redundância ao trânsito de dados.
Nossos ambientes tem monitoramento 24×7, rigoroso controle de temperatura e umidade e redundância de dados geograficamente distinta. Temos parceria com os principais datacenters do mundo e além disso somos uma AS (Sistema autônomo), com infraestrutura própria sendo assim podemos fornecer IPs válidos diretamente para nossos clientes sem depender de internediários. Com isso temos uma melhor portabilidade e rastreabilidade dos serviços de nossos cliente mantendo maior segurança e resposta mais ágil.
Toda essa versatilidade proporciona flexibilidade e alta performance para atender as mais diferentes demandas em Tecnologia da Informação.Para qualquer negócio, temos uma solução de qualidade em Data Center.
O Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Judiciário Brasileiro (MoReq-Jus) foi elaborado por um grupo de trabalho interdisciplinar integrado por especialistas (servidores e magistrados) das áreas de Ciência da Informação, Tecnologia da Informação e Direito, e decorreu da necessidade de se estabelecer requisitos mínimos para os sistemas informatizados do Poder Judiciário, de forma a garantir a confiabilidade, a autenticidade e a acessibilidade dos documentos e processos geridos por esses sistemas.
O Moodle é um CMS (Course Management System), também definido como um LMS (Learning Management System) que nada mais é que uma plataforma de apoio ao ensino a distância. Este tipo de ferramenta possibilita que os professores criem disciplinas “online” e nelas compartilhem conteúdos em vídeos/áudio/texto, criem fóruns, chats, testes, recebam trabalhos dos alunos, criem wikis e toda forma possível de compartilhamento de conhecimento on line.
O eSocial tem por objeto estabelecer a forma única com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias previstas na lei n° 8.212, de 24 de julho de 1991, e de rendimentos pagos por si sujeitos à retenção na fonte.
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O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
O sistema tributário brasileiro é o mais complexo do mundo. Temos hoje 62 tributos, entre impostos, taxas e contribuições. Ainda segundo o mesmo estudo, no Brasil existem mais de 3,6 milhões de normas editadas nos últimos 19 anos (dados de 2008), isso dificulta o acompanhamento de tais medidas legais por parte das indústrias e das pessoas. Cada um dos tributos brasileiros possui legislação específica, e nos casos de tributos estaduais ou municipais, cada uma dessas unidades políticas possui sua legislação própria. Essa complexidade dificulta o trabalho dos contribuintes e também dos órgãos da administração fazendária.
A origem dos sistemas do CRM remonta o início dos sistemas de informação voltados exclusivamente a vendas, com os primeiros sistemas de vendas ou gestão de vendas, e mais tarde sendo aprimorados para gestão de clientes e do relacionamento deles com as empresas.
Qual a importância de se manter organizada a documentação?
A principal importância, em se manter organizada a documentação em determinado Setor, Diretoria e/ou Instituição pública ou Privada, é a possibilidade de utilização da mesma em tarefas e atividades rotineiras e extraordinárias dentro do local de trabalho, para cumprir as diferentes determinações tanto legais, quanto fiscais, de prova, administrativas ou apenas para fins de pesquisa e informação.
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O que é a Tabela de Temporalidade?
A Tabela de Temporalidade (juntamente com o Plano de Classificação), é uma ferramenta essencial na Gestão Documental, pois na mesma são determinados prazos para a eliminação de forma racional, de acordo com os códigos preestabelecidos no Plano de Classificação, da Documentação que não é mais necessária dentro da Instituição, por ter cumprido os valores arquivísticos previstos.
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O Plano de Classificação (juntamente com a Tabela de Temporalidade), é uma ferramenta essencial para a gestão Documental, visto que por meio de visitas técnicas do Arquivo e das necessidades administrativas setoriais, são atribuídos códigos que serão utilizados na Tabela de Temporalidade.
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Como se classifica um documento?
A Classificação é feita, de acordo com a interpretação do profissional, de determinado documento dentro do contexto em que foi produzido e sua função dentro de sua determinada atividade, sendo este documento vinculado a um código estabelecido no Plano de Classificação, que deve ser colocado sempre no canto superior direito do documento.
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Existe um modelo de Gestão a ser seguido?
Assim como na forma, a guarda, não possui um modelo definitivo a ser seguido, visto o contexto diferenciado das Instituições. Recomenda-se uma melhor prática no arquivamento dos documentos conforme a atividade realizada pelos profissionais da empresa Estado Virtual.
O que é necessário fazer para digitalizar um documento?
Para a digitalização de documentos, se faz necessário a higienização da documentação (retirada de grampos e clipes), a classificação (de acordo com o Plano de Classificação) e a própria digitalização no scanner, sempre tendo cuidado com a integridade documental (evitando rasgar e amassar) e pessoal (uso de luvas e máscaras).
O que é uma Árvore Documental?
O Termo Árvore Documental, se refere ao Organograma e ao Fluxo de Documentos dentro da Instituição, sendo que estes são determinados de acordo com a natureza da Empresa ou Órgão Publico, e através disso é possível criar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade, para a realização do melhor tratamento documental da Organização.