O princípio básico na Gestão de Documentos é o Princípio da Proveniência – que também é chamado de Princípio de Respeito aos Fundos -, que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações, ou seja, evitar o desmembramento da documentação que trata de determinado assunto (Exemplo: reunião das Prestações de Contas de determinado Projeto em um único documento).
Um dos benefícios de possuir um GED com Workflow, é o fato da possibilidade de controlar tanto o uso (retirada e devolução) dos documentos, quanto do acesso aos mesmos. Portanto o Workflow se torna uma ferramenta estratégica da Administração para evitar possíveis “extravios” de documentos, dentro da Instituição, e um possível atraso na tomada de decisão em algum planejamento estratégico, tático e/ou operacional.
Independente do suporte (papel, microfilme, digital), os documentos a serem descartados, sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados.
Um dos grandes benefícios, ao se utilizar de um sistema eletrônico de documentos, é o fato da facilidade no acesso às informações contidas nos documentos, pois através do mesmo, é possível indexar palavras-chaves ou termos específicos, tornando a busca muito mais rápida, fácil e intuitiva.
Para fazer um armazenamento de documentos de forma eficiente, é necessário o uso de máscaras, luvas, caixas, dentre outros materiais, além de profissionais que tenham atenção e zelo pelo patrimônio que estão tratando, força de vontade por parte da Administração e recursos financeiros para a realização da tarefa.
Porque é através da Autenticidade, que as funcionalidades fiscais e legais são cumpridas, além da credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.
Segundo o Artigo 2º e 3º da Lei 6.546, de 04 de Julho de 1978, regulamentado pelo Decreto 82.590, de 06 de Novembro de 1978, apenas Arquivistas (Profissionais graduados em Curso Superior em Arquivologia) e Técnicos de Arquivo (Profissionais graduados em Curso Técnico em Arquivologia), podem realizar o gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida nos documentos.
Por quanto tempo deve-se guardar a documentação?
Qual a melhor forma de se guardar as informações?
O aplicativo de mensagens Telegram não tem o número de usuários do WhatsApp, entretanto a comparação de funcionalidades entre eles mal começa e o WhatsApp já fica lá atrás. Enquanto o WhatsApp funciona bem para tudo que é mais básico, algumas horas de uso do app russo já deixam claro que ele tem muito mais a oferecer.
Como é possível saber se sua organização está bem organizada?
Conselho Federal de Medicina autoriza telemedicina no país
Regras foram estabelecidas e o atendimento deve ser gravado
Médicos brasileiros vão poder realizar consultas online, telecirurgias e telediagnóstico, entre outras formas de atendimento à distância, conforme a Resolução nº 2.227/18, do Conselho Federal de Medicina (CFM). O texto estabelece a telemedicina como exercício da medicina mediado por tecnologias para fins de assistência, educação, pesquisa, prevenção de doenças e lesões e promoção de saúde, podendo ser realizada em tempo real ou off-line.
Leia mais
Quando se fala em gestão de documentos e tempo de guarda, muitas pessoas e gestores se perguntam, qual o tempo de guarda de uma nota fiscal? Por quanto tempo devo ficar com um Ofício Circular? E os assentamentos funcionais, o que eu faço com eles?
O workflow ou fluxo de trabalho é uma ação necessária para o controle das ações e informações processuais dentro de uma empresa, permitindo que estas possam ser transmitidas de uma pessoa para outra, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos, identificando as várias atividades do processo, procedimentos e controle de dados associados para gerenciar o workflow.
Workflow é a automação de um processo de negócio, por inteiro ou por partes, durante o qual documentos, informações e atividades são passadas de um participante para outro para que estes desenvolvam ações respeitando um conjunto de regras procedimentais. Workflow, ou fluxo de trabalho, também pode ser definido como qualquer conjunto de atividades executadas de forma coordenada, em série ou em paralelo, por dois ou mais membros de um grupo de trabalho, visando um objetivo comum.
Os processos de negócio podem ser definidos como um conjunto de tarefas e procedimentos interdependentes, realizados para alcançar um determinado resultado empresarial, sendo uma de suas características a transposição de fronteiras organizacionais, logo a integração da empresa é facilitada pelo uso de ERP através de alguns fatores, como a possibilidade da empresa operar com um único sistema de informação que atenda a todas as suas áreas, com o armazenamento dos dados em um banco de dados único e centralizado e a orientação a processos.
O controle físico dos documentos pode ser feito tanto por listagens, como por planilhas, inventários, guias, catálogos, dentre outros instrumentos.
A automatização de processos de uma empresa nada mais é do que tornar mais eficiente, com menor custo e melhor tempo de resposta em todas as ações executadas. Isso é obtido através da substituição de interação humana por processos lógicos automáticos e integração de sistemas.
Isso pode parecer complexo mas já faz parte do cotidiano. Quando você efetua uma compra no cartão de débito e logo depois recebe uma mensagem no celular confirmando ou pedindo confirmação da transação, você pode ver quão eficiente esse processo é. Milhões de transações acontecem todos os dias, e esse processo seria muito lento, sujeito a falhas e muito caro se fosse executado por humanos. Então vemos nesse exemplo as seguintes características:
Vários órgãos públicos já aderiram a digitalização de seus processos, por inúmeros motivos. Mesmo assim, eles continuam exercendo o papel de prestar o serviço ao público, ou seja, mesmo com essa “Revolução Digital”, os tabeliães e Gestores dos Cartórios não precisam se preocupar, afinal a digitalização veio para melhorar o seu trabalho.
Leia mais
Uma vez que a tecnologia é alavancada para fins de aprendizagem, os alunos e professores interagem uns com os outros através de fóruns on-line, debates e videoconferência, bem como e-mails, bate-papos, aulas ao vivo e gravadas.
Leia mais
Como é possível saber se sua organização está bem organizada?
A resposta pode estar na Gestão dos Documentos de sua empresa. Afinal nunca pensamos que iremos precisar daquela Nota Fiscal do Fornecedor, ou a documentação funcional de determinado funcionário, ou melhor, como e onde está guardada toda a informação gerada pela empresa, logo informações importantes são eliminadas ou perdidas.
O documento digitalizado é um tipo de documento digital. Os documentos digitais têm duas origens distintas: os que já nascem digitais e os que são gerados a partir da digitalização. Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional. O documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital. Geralmente, esse representante digital visa a facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação. Todo documento digitalizado é um documento digital, mas nem todo documento digital é um documento digitalizado.
A natureza do suporte é todo e qualquer local onde a informação foi registrada, podendo ser em papel, fotografia, microfilme, bits dentre outros.
Um documento em formato digital é considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.
Os Documentos Digitalizados ficam armazenados 24 horas por dia, em um Servidor seguro, localizado na cidade de Dallas no estado do Texas, nos Estados Unidos da América.

É a responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.
- Início
Para iniciar um Projeto de Gestão Documental o arquivista deve realizar uma visita técnica, onde poderão ser feitos as seguintes atividades:
-
- Diagnóstico do Acervo Documental com um profissional arquivista;
- Mensuração do Acervo (Quantitativo e Qualitativo);
- Identificação da Solução a ser adotada (Digitalização, Microfilmagem, Gestão Física, dentre outras);
- Análise de Fluxos Administrativos e Documentais;
É o conjunto de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda sua destinação (guarda permanente ou eliminação).
Ao contrário dos que chamam de “Arquivo Morto”, o Arquivo Permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor (Secundário), também chamado de arquivo histórico.
Arquivo Morto, é o nome utilizado por algumas instituições, para definir o Arquivo Permanente, logo não existe Arquivo Morto. Pois as informações nele contidas, podem servir para fins de pesquisa.
É o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu Valor Primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
Conjunto de documentos de uma mesma proveniência, ou seja, de uma mesma entidade produtora (entidade coletiva, pessoa ou família).
Estado Virtual
Estado Virtual
Estado Virtual
Documento é toda e qualquer informação registrada em um suporte (papel, microfilme, computador).
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte (papel, fotografia, microfilme).
No ponto de vista tecnológico, existe uma diferença entre os termos “eletrônico” e “digital”, apesar de na literatura arquivística internacional, ainda ser corrente o uso do termo “documento eletrônico” como sinônimo de “documento digital”. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico, podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
Readmore
LMS é abreviação de Learning Management System(Sistema de gestão da aprendizagem).
Aprendizagem, porque você a usa para oferecer cursos de educação ou programas de treinamento.
Gestão, porque ajuda a organizar estes cursos (criá-los, alterá-los, atribuí-los aos alunos, classificá-los, etc).

A Estado Virtual está no mercado desde 2001 sempre aperfeiçoando suas estrutura. Contamos com o que há de mais moderno em Servidores, Datastore, Roteadores, Firewall e periféricos para proteger e disponibilizar os dados de sua empresa para seus clientes e colaboradores.
Estamos conectados aos 3 principais troncos de internet do país, dando redundância ao trânsito de dados.
Nossos ambientes tem monitoramento 24×7, rigoroso controle de temperatura e umidade e redundância de dados geograficamente distinta. Temos parceria com os principais datacenters do mundo e além disso somos uma AS (Sistema autônomo), com infraestrutura própria sendo assim podemos fornecer IPs válidos diretamente para nossos clientes sem depender de internediários. Com isso temos uma melhor portabilidade e rastreabilidade dos serviços de nossos cliente mantendo maior segurança e resposta mais ágil.
Toda essa versatilidade proporciona flexibilidade e alta performance para atender as mais diferentes demandas em Tecnologia da Informação.Para qualquer negócio, temos uma solução de qualidade em Data Center.
O Moodle é um CMS (Course Management System), também definido como um LMS (Learning Management System) que nada mais é que uma plataforma de apoio ao ensino a distância. Este tipo de ferramenta possibilita que os professores criem disciplinas “online” e nelas compartilhem conteúdos em vídeos/áudio/texto, criem fóruns, chats, testes, recebam trabalhos dos alunos, criem wikis e toda forma possível de compartilhamento de conhecimento on line.
O eSocial tem por objeto estabelecer a forma única com que passam a ser prestadas as informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício e também de outras informações previdenciárias previstas na lei n° 8.212, de 24 de julho de 1991, e de rendimentos pagos por si sujeitos à retenção na fonte.
Readmore



Qual a importância de se manter organizada a documentação?

O que é a Tabela de Temporalidade?
Conteúdo Relacionado
O Plano de Classificação (juntamente com a Tabela de Temporalidade), é uma ferramenta essencial para a gestão Documental, visto que por meio de visitas técnicas do Arquivo e das necessidades administrativas setoriais, são atribuídos códigos que serão utilizados na Tabela de Temporalidade.
Conteúdo Relacionado
Por quanto tempo devo guardar meus documentos?
Tabela com os principais assuntos de documentos em uma empresa
Tempo de Guarda de Documentos
Uma breve descrição sobre o tempo de guarda dos documentos nas Instituições
Como se classifica um documento?
A Classificação é feita, de acordo com a interpretação do profissional, de determinado documento dentro do contexto em que foi produzido e sua função dentro de sua determinada atividade, sendo este documento vinculado a um código estabelecido no Plano de Classificação, que deve ser colocado sempre no canto superior direito do documento.
Estado Virtual

Existe um modelo de Gestão a ser seguido?
