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Workflow visto por outro ângulo

 

 

Workflow é a automação de um processo de negócio, por inteiro ou por partes, durante o qual documentos, informações e atividades são passadas de um participante para outro para que estes desenvolvam ações respeitando um conjunto de regras procedimentais. Workflow, ou fluxo de trabalho, também pode ser definido como qualquer conjunto de atividades executadas de forma coordenada, em série ou em paralelo, por dois ou mais membros de um grupo de trabalho, visando um objetivo comum.

 

As atividades podem ser executadas em sequência ou simultaneamente, por diferentes indivíduos, ou pela combinação dos dois, afinal o usuário pode receber as tarefas de forma eletrônica, podendo visualizar informações e maiores detalhes acessando-as via Web, ou através de seu e-mail, reduzindo o custo nas empresas que utilizam esse tipo de automação de processos.

 

Se somente uma pessoa executar todas as atividades, isso não caracteriza um workflow, na medida em que, como o próprio nome sugere, um processo é um workflow se os fatos "fluem" de um indivíduo (executor) para outro, produzidos e/ou consumidos pelas diversas atividades do processo. Os participantes de um workflow devem estar colaborando em busca de um objetivo comum, ou seja, projetos independentes não constituem um workflow.

 

Essas atividades podem ser executadas por um ou mais sistemas de computador, por um ou mais agentes humanos ou softwares, ou então por uma combinação destes. Do que consistem, a ordem de execução e as pré-condições das atividades estão definidas no workflow, sendo que o mesmo é capaz ainda de representar a sincronização das atividades e o fluxo de informações entre elas.

 

Podemos identificar e aplicar ao contexto de fluxos de trabalho uma série de vantagens entre processos manuais e os resultantes de suas automações, como a diminuição circulação de documentos em papel, a possibilidade de acesso remoto, a simplificação das atividades de arquivamento e recuperação de informações, a rapidez na pesquisa, as informações dos responsáveis por cada atividade do processo, que são mantidas atualizadas automaticamente, e o conhecimento do status do processo a cada instante, possibilitando saber quais os participantes estão atuando, quais são os próximos a atuar e quando.

 

Um item importante na definição de um fluxo de trabalho é a especificação de quais informações irão fluir durante a execução dos processos, pois os documentos e demais fatos manipulados ao longo da execução dos processos poderão ser armazenados em pacotes de trabalho, garantindo a integridade dos processos, pois nenhuma etapa poderá deixar de ser executada ou substituída, o que pode acontecer se o mesmo for executado manualmente.

 

Os documentos podem ser consultados, alterados, armazenados ou retirados das listas de trabalho pelos executores das diversas atividades, conforme regras e permissões afixados, e os formulários também podem ser roteados ao longo da execução de um fluxo de trabalho, onde cada executor é responsável pelo preenchimento/atualização de um conjunto de informações.

 

O roteamento de trabalho é quando um participante de um workflow recebe uma tarefa, a executa, e depois de finalizada, o controle do fluxo volta a sua sequência, permitindo que o Sistema de Gerenciamento de Workflow, prossiga na busca da conclusão do processo, tudo isso através do "disparo" de novas tarefas. Determina-se o conceito dessa transição como roteamento de trabalho, o qual pode conter uma regra em que seja necessária a tomada de uma decisão para que as próximas atividades continuem a ser executadas.

 

A área de sistemas de workflow encontra-se em evidência atualmente. A modelagem de workflow consiste em representar, por meio de um formalismo, as atividades que compõem os processos, sua sequência de execução e seus inter-relacionamentos, assim como os agentes responsáveis por sua execução e os recursos envolvidos, visto que os sistemas e workflow estão sendo cada vez mais utilizados, porém poucas empresas trabalham com este tipo de solução e também há escassez de profissionais especializados nesta área.

 

Empresas que possuem um Sistema de Workflow bem elaborado oferecem maior qualidade em seus serviços, maior padronização, mais agilidade, a acabam por cometer menos erros, portanto são mais eficazes e eficientes na execução das atividades gerenciadas por aquele sistema, desse modo observa-se que, com o workflow pode-se aumentar a produtividade de uma empresa através da redução de tempo e esforço associado à realização de uma determinada tarefa.

 

A importância estratégica da reengenharia de processo de negócio (e das modificações de workflow associadas) requer produtos com flexibilidade suficiente para acompanhar as alterações contínuas do negócio. Na realidade, esta é uma das motivações chave para utilizar a tecnologia de workflow. Em muitas organizações existem diferentes produtos com funcionalidades de workflow, entretanto a sua dificuldade de interação causará problemas potenciais para dar respostas às alterações de negócio. Este problema é agravado pelas projeções de mercado para o futuro, segundo as quais a tecnologia de workflow irá ser largamente adotada, ampliando os potenciais problemas de incompatibilidade que já se verificam.

 

 

 
 
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