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Por quanto tempo devo guardar meus documentos?

 

 

O controle sobre a produção documental e a racionalização de seu fluxo, por meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos, são objetivos de um programa de gestão de documentos, que levará à melhoria dos serviços arquivísticos, resgatando, com isso, a função social que os arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficácia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para as Empresas e para o próprio Estado, suporte para as decisões político-administrativas.

 

O Código de classificação de documentos de arquivo para a administração pública: atividades-meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública foram elaborados por técnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria da Administração Federal e do Ministério do Planejamento e Orçamento e constituem elementos essenciais à organização dos arquivos correntes e intermediários, permitindo acesso aos documentos por meio da racionalização e controle eficazes das informações neles contidas, não apenas para a Administração Pública, mas também a Administração Privada.

 

A utilização desses instrumentos, além de possibilitar o controle e a rápida recuperação de informações, orientará as atividades de racionalização da produção e fluxo documentais, avaliação e destinação dos documentos produzidos e recebidos, aumentando a eficácia dos serviços arquivísticos.

 

Abaixo segue os Códigos mais utilizados em Empresas Privadas e/ou Órgãos Públicos.

 

ASSUNTO

FASE CORRENTE

FASE INTERMEDIÁRIA

DESTINAÇÃO FINAL

ACORDOS. AJUSTES. CONTRATOS. CONVÊNIOS

Enquanto vigora

10 anos

Guarda permanente

REGISTRO NOS ÓRGÃOS COMPETENTES

Enquanto vigora

-

Eliminação

REGIMENTOS. REGULAMENTOS. ESTATUTOS. ORGANOGRAMAS. ESTRUTURAS

Enquanto vigora

5 anos

Guarda permanente

OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS. RELAÇÕES COM ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA. LEI DOS 2/3. RAIS

5 anos

5 anos

Eliminação

SINDICATOS. ACORDOS. DISSÍDIOS

5 anos

5 anos

Guarda permanente

REESTRUTURAÇÕES E ALTERAÇÕES SALARIAIS ASCENSÃO E PROGRESSÃO FUNCIONAL; AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO; ENQUADRAMENTO; EQUIPARAÇÃO, REAJUSTE E REPOSIÇÃO SALARIAL; PROMOÇÕES

5 anos

47 anos

Eliminação

FOLHAS DE PAGAMENTO. FICHAS FINANCEIRAS

5 anos

95 anos

Eliminação

FUNDO DE GARANTIA POR TEMPO DE SERVIÇO (FGTS)

5 anos

47 anos

Eliminação

PREVIDÊNCIA PRIVADA

5 anos

47 anos

Eliminação

APOSENTADORIA

5 anos

95 anos

Eliminação

CONTROLE DE FREQUÊNCIA

LIVROS, CARTÕES, FOLHAS DE PONTO, ABONO DE FALTAS, CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS

5 anos

47 anos

Eliminação

AÇÕES TRABALHISTAS. RECLAMAÇÕES TRABALHISTAS

Até o trânsito em julgado

5 anos

Guarda permanente

CADASTRO DE FORNECEDORES

5 anos

-

Eliminação

COMPRA

(INCLUSIVE COMPRA POR IMPORTAÇÃO)

Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de aprovação das contas

Eliminação

ALUGUEL. COMODATO. LEASING

Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de aprovação das contas

Eliminação

VENDA

(INCLUSIVE LEILÃO)

Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de aprovação das contas

Eliminação

REQUISIÇÃO E CONTRATAÇÃO DE
SERVIÇOS

(INCLUSIVE LICITAÇÕES)

Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de aprovação das contas

Eliminação

MATERIAL PERMANENTE

Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de aprovação das contas

Guarda permanente

MATERIAL DE CONSUMO

Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de aprovação das contas

Eliminação

BENS IMÓVEIS

PROJETOS, PLANTAS E ESCRITURAS

3 anos

5 anos

Guarda permanente

CONDOMÍNIO

Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de aprovação das contas

Eliminação

CONSTRUÇÃO

Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de aprovação das contas

Guarda permanente

AUDITORIA

Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de aprovação das contas

Guarda permanente

BALANÇOS. BALANCETES

Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de aprovação das contas

Guarda permanente

TRIBUTOS

(IMPOSTOS E TAXAS)

Até aprovação das contas

5 anos a contar da data de aprovação das contas

Eliminação

CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS

Enquanto vigora

-

Eliminação

TABELA DE TEMPORALIDADE

Enquanto vigora

-

Eliminação

AÇÕES JUDICIAIS

5 anos

95 anos

Guarda permanente

CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS. ENCONTROS. CONVENÇÕES. CICLOS DE PALESTRAS. MESAS REDONDAS

1 ano

-

Eliminação

FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. FESTAS

1 ano

-

Eliminação

 

 

 
 
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