O princípio básico na Gestão de Documentos é o Princípio da Proveniência – que também é chamado de Princípio de Respeito aos Fundos -, que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações, ou seja, evitar o desmembramento da documentação que trata de determinado assunto (Exemplo: reunião das Prestações de Contas de determinado Projeto em um único documento).
Um dos benefícios de possuir um GED com Workflow, é o fato da possibilidade de controlar tanto o uso (retirada e devolução) dos documentos, quanto do acesso aos mesmos. Portanto o Workflow se torna uma ferramenta estratégica da Administração para evitar possíveis “extravios” de documentos, dentro da Instituição, e um possível atraso na tomada de decisão em algum planejamento estratégico, tático e/ou operacional.
Independente do suporte (papel, microfilme, digital), os documentos a serem descartados, sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados.
Assim como nas empresas privadas, isso independe do suporte (papel, microfilme, digital), dos documentos a serem descartados, sendo que estes sempre serão definidos pela Tabela de Temporalidade, que em conjunto com o Plano de Classificação, determinam de forma racional, quais documentos podem ou não serem descartados. O que torna o descarte diferente nos órgãos públicos, é o fato do mesmo ter que publicar no Diário Oficial, quais documentos estão sendo eliminados com uma antecedência de 30 a 90 dias.
Um dos grandes benefícios, ao se utilizar de um sistema eletrônico de documentos, é o fato da facilidade no acesso às informações contidas nos documentos, pois através do mesmo, é possível indexar palavras-chaves ou termos específicos, tornando a busca muito mais rápida, fácil e intuitiva.
Para fazer um armazenamento de documentos de forma eficiente, é necessário o uso de máscaras, luvas, caixas, dentre outros materiais, além de profissionais que tenham atenção e zelo pelo patrimônio que estão tratando, força de vontade por parte da Administração e recursos financeiros para a realização da tarefa.
Essa é uma pergunta que atualmente, parece ser um pensamento antigo, afinal estamos na era onde a velocidade das informações é quase instantânea, com a digitalização e troca de dados entre vários tipos de sistemas de diversas formas possíveis, entre muitos aparelhos (computadores, notebooks, tablets, smartphones).
Mas e em relação à autenticidade e a veracidade das informações? Apesar do advento da Assinatura e a Certificação Digital já existir, países, empresas e órgãos normalizadores do mundo inteiro, ainda não determinaram um padrão internacional para o mesmo. Visto que em um esforço mundial, foi criado o Projeto INTERPARES para determinar este padrão, mas que ainda não alcançou tal objetivo.
Segundo o Artigo 2º e 3º da Lei 6.546, de 04 de Julho de 1978, regulamentado pelo Decreto 82.590, de 06 de Novembro de 1978, apenas Arquivistas (Profissionais graduados em Curso Superior em Arquivologia) e Técnicos de Arquivo (Profissionais graduados em Curso Técnico em Arquivologia), podem realizar o gerenciamento da informação, gestão documental, conservação, preservação e disseminação da informação contida nos documentos.
Por quanto tempo deve-se guardar a documentação?
O Período de guarda da documentação é determinado, pela Tabela de Temporalidade, determinada pelo Arquivo da Instituição e aprovada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), no caso de Instituições Públicas.
De acordo com a legislação brasileira e internacional, ainda não é permitido a eliminação do documento físico depois de sua digitalização, visto que o documento digital ainda não é considerado legal, por conta da falta de autenticidade e/ou veracidade dos dados, e tanto o documento digitalizado quanto o documento original, depende da avaliação prévia onde é definido o prazo de guarda e a destinação. A finalidade principal da digitalização não é a eliminação, e sim facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.
Qual a melhor forma de se guardar as informações?
Não existe uma forma padrão de guarda de informações nas Instituições, visto que cada documentação possui uma finalidade diferente em contextos diferentes, e cada realidade documental exige do profissional de Arquivo muita atenção o trato da mesma, logo em determinados casos, é melhor a guarda determinada por assunto, em outros casos já poderia ser utilizado a guarda por Estado, ou por Código, Data, dentre outras possibilidades.
Normalmente, a extensão mais utilizada no Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é o PDF, pois o fato deste ser popular na área da informática, o torna também mais seguro para se tornar padrão nos documentos tanto de interesse público, quanto privado. Entretanto, não se deve excluir as demais extensões, afinal nem todos os documentos são iguais e cada extensão tem seu valor no trato de documentos diversos.
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.
O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais, incluindo operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.
Quando se fala em gestão de documentos e tempo de guarda, muitas pessoas e gestores se perguntam, qual o tempo de guarda de uma nota fiscal? Por quanto tempo devo ficar com um Ofício Circular? E os assentamentos funcionais, o que eu faço com eles?
O controle físico dos documentos pode ser feito tanto por listagens, como por planilhas, inventários, guias, catálogos, dentre outros instrumentos.
A Arquivologia é uma Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as informações que possam ser registradas em documentos de arquivos. Para tanto, utiliza-se de princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, coleta, análise, identificação, organização, processamento, desenvolvimento, utilização, publicação, fornecimento, circulação, armazenamento e recuperação de informações.
No atual contexto organizacional, das comunicações e gerencial, a informação atingiu um patamar nunca antes pensado e/ou imaginado por gestores, especialistas ou arquivistas, visto que qualquer entidade, país ou empresa que detiver a informação necessária e o controle da mesma, poderá atingir e alcançar a melhor estratégia possível e suas variáveis, para atingir seus objetivos.
O Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.