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EV DOC 
Otimize processos | Gerencie documentos
Solução completa e segura de gestão de documentos
(GED + Workflow) via internet

Muito mais que gestão de documentos: GED + WORKFLOW + BPM + ECM + CRM

Gerencie não apenas documentos mas toda a informação de sua empresa. Automatize processos e crie rotinas de aprovação de documentos. Integre a informação de seus sistemas legados por meio de uma gestão inteligente de processos e informação.

 
 
 
 
 
Gerenciamento eletrônico de documentos
Solução completa e segura para gestão de documentos,
ferramenta via internet com implantação simples e rápida.
Veja os benefícios e funcionalidades do sistema
Clique em uma das opções abaixo:
  • Sistema completo e totalmente via web
  • Implantação simples e rápida
  • Ferramenta multi-usuário e multi-filial
  • Personalização com seu logotipo
  • Plataforma adaptável a qualquer área de negócio
  • Controle total sobre as operações
  • Infraestrutura em Data Center profissional
  • Solução verde: colabora na preservação do meio ambiente com a redução do uso de papel
 
  • Redução significativa de custos com cópias, impressão e transporte de documentos (malotes)
  • Maior Produtividade e agilidade na consulta de informações e documentos
  • Segurança no armazenamento dos dados
  • Credibilidade e transparência perante seu cliente
  • Integração entre filiais, lojas, agências etc.
  • Controle e diminuição do arquivo físico
  • Redução de fraudes na concessão de crédito
  • Mobilidade ao permitir o acesso de qualquer computador com internet
 

Controle de documentos que tramitam na rotina de um escritório contábil, seja documentos digitalizados ou físicos. Proporciona a redução de custos com cópias, impressão e transporte de documentos (malotes), maior segurança no armazenamento dos documentos e credibilidade do escritório de contabilidade frente a seus clientes com o compartilhamento de documentos em um Portal na internet, como por exemplo, guias de impostos.


Processo aplicado a esse setor (PDF)
Vídeo de demonstração para esse setor
Digitalização de documentos necessários no processo de avaliação e aprovação de crédito, desde CDC até crédito de veículo. Em substituição às cópias de documentos, a digitalização é feita de forma distribuída em lojas, agências ou concessionárias, sendo enviados e acessados pela internet, agilizando o processo e reduzindo fraudes.
Digitalização de todos os documentos relacionados aos processos do escritório de advocacia, com acesso rápido aos documentos via internet. Além de agilizar e organizar a rotina interna do escritório, a solução proporciona a redução drástica de cópias e arquivo físico, assim como permite aos clientes do escritório o acesso aos seus processos pela internet.
Captura e controle de todos os tipos de notas fiscas (físicas e eletrônicas) em uma mesma plataforma, com consulta rápida e segura das notas. O processo centralizado permite maior organização e velocidade no tempo de processamento das notas fiscais de todos os departamentos ou filiais.
Armazenamento seguro, acesso rápido e descentralizado a documentos importantes, seja referente a rotina interna da empresa ou projetos e obras. Arquivos de grande tamanho como por exemplo arquivos em Autocad são facilmente compartilhados entre os colaboradores envolvidos, sem comprometer a segurança dos documentos.
Captura e armazenamento de documentos referentes a veículos seminovos, gerando maior controle sobre a documentação dos automóveis. Em concessionárias que possuem mais de uma loja, a análise dos documentos digitalizados pode ser centrailizada na matriz de forma simples e fácil.
Digitalização e organização de documentos e informações de departamentos como Financeiro, Administrativo, Recursos Humanos, Jurídico e outros. O acesso aos documentos se torna prático e rápido por meio de portal seguro na internet. No setor de RH por exemplo, a ferramenta permite a organização e controle dos prontuários dos funcionários.
Digitalização nos pontos de venda dos documentos necessários para fornecimento de Cartões Fidelidade ou Private Label ("Cartões de Lojas") e também caso necessário é possível tirar uma foto do cliente via webcam integrada a ferramenta, com consequente redução de fraudes e agilidade na aprovação do crédito pela central da empresa.
A solução EV Doc permite a redução drástica no trâmite de documentos em papel nos Órgãos Públicos, com a digitalização e controle de diversos tipos de documentos como processos judiciais, documentos tributários, cadastros imobiliários, entre outros, seja no formato digital ou localização no arquivo físico se for o caso. O acesso rápido e preciso às informações é um fator essencial para uma gestão pública mais eficiente e transparente, além de gerar uma melhoria no atendimento ao cidadão.
Captura e gestão integrada de documentos de filiais espalhadas em todo o país. A solução permite por exemplo que a matriz de uma Transportadora controle e gerencie pagamentos e contratos de fornecedores de todas as filiais por meio de um Portal na internet, bem como a aprovação de orçamentos pela equipe de vendas e a gestão web de seus armazéns.
Digitalização, gerenciamento e organização de documentos e informações relacionadas a Área da Saúde como prontuários, exames, atestados, estudos clínicos e documentos da Medicina do Trabalho. O médico por exemplo, pode ter acesso rápido e via web a todo histórico de prontuários e exames de seus pacientes.
O EV Doc pode ser utilizado tanto nos estandes de vendas para digitalização de documentos necessários para a análise e formalização de contratos, como também na rotina interna de uma Imobiliária como por exemplo digitalização de documentos necessários a pagamentos de fornecedores, impostos e taxas, se tornando uma ferramenta importante para o setor de contas a pagar.
A solução pode ser utilizada no processo de digitalização e consulta dos documentos para habilitação de planos pós-pago, sendo realizada de forma descentralizada em lojas e pontos de vendas.
Captura e organização dos documentos legais e fiscais da empresa objeto de fusão ou aquisição, controlando o acesso a documentos sigilosos e facilitando a auditoria pelas partes interessadas.

Expresso

10 Usuários

10 GB de espaço em disco*

1 Limite de unidades (matriz + filiais)

Ilimitado Limite de formulários / documentos digitalizados

Ilimitado Limite de clientes

120 MB Tamanho máximo por documento**

  • Espaço em disco adicional (Consulte)
  • Multiformatos de documentos
    (Ex: .pdf, .tiff, .doc, .xls, .ppt, .odt, .zip, .rar, .dwg, .jpg, .png etc.)
  • Portal de consulta e gestão
  • Portal do cliente
  • Módulo de captura
  • Módulo de administração
  • Relatórios gerenciais
  • Integração com scanners
  • Integração com webcams
  • Integração com leitores de código de barras
  • Personalização com seu logotipo
  • Implantação
  • Treinamento
  • Suporte técnico
  • Infraestrutura de Data Center
  • Acesso seguro via SSL
  • Backup diário dos dados
  • Manual do usuário
  • Suporte via chat
  • Suporte via telefone
  • Suporte via tickets 24 horas
  • Gerente de conta

99.5% Garantia (SLA)

Consulte Investimento mensal

Grátis Custo de Implantação

Profissional

Consulte Usuários

20 GB de espaço em disco*

2 Limite de unidades (matriz + filiais)

Ilimitado Limite de formulários / documentos digitalizados

Ilimitado Limite de clientes

120 MB Tamanho máximo por documento**

  • Espaço em disco adicional (Consulte)
  • Multiformatos de documentos
    (Ex: .pdf, .tiff, .doc, .xls, .ppt, .odt, .zip, .rar, .dwg, .jpg, .png etc.)
  • Portal de consulta e gestão
  • Portal do cliente
  • Módulo de captura
  • Módulo de administração
  • Relatórios gerenciais
  • Integração com scanners
  • Integração com webcams
  • Integração com leitores de código de barras
  • Personalização com seu logotipo
  • Implantação
  • Treinamento
  • Suporte técnico
  • Infraestrutura de Data Center
  • Acesso seguro via SSL
  • Backup diário dos dados
  • Manual do usuário
  • Suporte via chat
  • Suporte via telefone
  • Suporte via tickets 24 horas
  • Gerente de conta

99.5% Garantia (SLA)

Consulte Investimento mensal

Grátis Custo de Implantação

Enterprise

Consulte Usuários

Consulte espaço em disco*

3 ou mais Limite de unidades (matriz + filiais)

Ilimitado Limite de formulários / documentos digitalizados

Ilimitado Limite de clientes

Consulte Tamanho máximo por documento**

  • Espaço em disco adicional (Consulte)
  • Multiformatos de documentos
    (Ex: .pdf, .tiff, .doc, .xls, .ppt, .odt, .zip, .rar, .dwg, .jpg, .png etc.)
  • Portal de consulta e gestão
  • Portal do cliente
  • Módulo de captura
  • Módulo de administração
  • Relatórios gerenciais
  • Integração com scanners
  • Integração com webcams
  • Integração com leitores de código de barras
  • Personalização com seu logotipo
  • Implantação
  • Treinamento
  • Suporte técnico
  • Infraestrutura de Data Center
  • Acesso seguro via SSL
  • Backup diário dos dados
  • Manual do usuário
  • Suporte via chat
  • Suporte via telefone
  • Suporte via tickets 24 horas
  • Gerente de conta

99.5% Garantia (SLA)

Consulte Investimento mensal

Grátis Custo de Implantação


Obs: Consulte-nos para planos personalizados.


* Como referência, 100 GB de espaço é suficiente para armazenar cerca de 500 mil folhas digitalizadas e 200 GB de espaço cerca de 1 milhão de folhas digitalizadas, considerando uma média de 200 KB para cada folha no formato PDF.

** O tamanho máximo por documento de 120 MB é um limite alto e permite que seja enviado documentos grandes como processos judiciais e arquivos em Autocad, sendo que a maioria dos sistemas de GED posuem um limite por documento bem inferior a 120 MB. Para enviar documentos grandes é essencial que a internet banda larga do usuário seja estável e de qualidade.

Portal de Consulta e Gestão de Documentos / Informações
 

Árvore documental organizada por pastas com múltiplos subníveis

 

A solução suporta a criação de pastas ilimitadas com múltiplos subníveis, proporcionando uma grande flexibilidade na organização das informações de sua empresa.

arvore documental
 

Formulários customizáveis para cadastro de informações e indexação de documentos

 

Cada pasta possui o seu formulário independente com índices de classificação para indexar os documentos ou simplesmente para cadastro de informações.

Pela própria ferramenta é possível criar e escolher os índices/campos que estarão presentes nos formulários de cada pasta do sistema. Com essa flexibilidade e customização, qualquer tipo de empresa ou setor de atuação pode ser atendido pelo EV Doc.

arvore documental
 

Facilidade na consulta de informações

 

A navegação intuitiva e as diversas opções de "Pesquisa" permitem ao usuário encontrar facilmente a informação desejada, mesmo em sistemas com grande volume de documentos armazenados.

arvore documental
 

Envio de múltiplos documentos pelo Portal

 

O recurso de envio múltiplo e simultâneo (envio em lote) de documentos oferece grande velocidade na utilização da ferramenta.

arvore documental

arvore documental
 

Pasta temporária para documentos ainda sem indexação

 

O sistema possui uma pasta geral que funciona como repositório temporário de documentos ainda sem pasta e formulário definido. Os documentos armazenados podem ser rapidamente transferidos para o local definitivo a qualquer momento.

arvore documental
 

Segurança no acesso ao sistema

 

O acesso ao sistema ocorre em ambiente seguro homologado por certificado SSL de empresa certificadora. Além disso, quando um usuário realiza o login para acessar o Portal, o sistema realiza a autenticação única do usuário, verificando se há outra pessoa conectada com a mesma senha e em caso afirmativo o usuário que já estava conectado é automaticamente desconectado do sistema, evitando assim compartilhamento de senhas e acessos não-legítimos por terceiros.

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Permissões de acesso configuradas por pasta

 

Para cada pasta é configurado as ações e permissões de cada usuário ou grupo de usuários, proporcionando controle máximo sobre as ações na pasta.

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Notificações sobre ações recentes e vencimentos

 

Os usuários podem ser notificados por email ou pela tela inicial do sistema a respeito de ações realizadas recentemente e sobre formulários que possuem algum tipo de vencimento, como por exemplo envio de um novo documento ou atualização de formulário, permitindo um acompanhamento mais eficiente sobre tudo o que acontece no sistema.

arvore documental
 

Controle de versão dos formulários e documentos

 

 

Todo o histórico de atualizações é registrado e organizado em versões, garantindo a integridade total de dados dos formulários e documentos digitais durante todo o ciclo de vida. Uma versão anterior pode ser novamente aplicada no Portal caso necessário.

 

arvore documental
 

Liberação (check-in) e bloqueio (check-out)

 

 

Tanto os formulários quanto os documentos possuem controle de status, sendo possível realizar o bloqueio para evitar que outros usuários alterem o formulário ou documento.

 

arvore documental
 

Envio de comentários

 

 

Escreva comentários importantes em documentos e formulários como lembretes e tarefas pendentes, facilitando a comunicação e colaboração entre os usuários sobre o item em questão.

 

arvore documental
 

Lixeira

 

 

Pastas, formulários e documentos podem ser enviados para a Lixeira e restaurados posteriormente (até 30 dias) caso necessário.

 

arvore documental
 

Controle eficiente do arquivo físico

 

 

Além de organizar as informações e documentos digitalizados, a ferramenta possibilita o controle rígido do arquivo físico da empresa com a geração de código de barras para as etiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveis no sistema, onde o usuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré-definidas em vez de inserir manualmente a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, o controle de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento do status da solicitação e a identificação do solicitante.

 

arvore documental

arvore documental
 

Trilha de auditoria

 

 

Histórico de todas as ações executadas no sistema para auditoria futura pelos administradores no caso da necessidade de identificar o responsável, data e hora de determinada ação.

 

arvore documental
 

Relatórios gerenciais

 

 

Medição da utilização atual do sistema como uso de espaço em disco e relatórios de performance como por exemplo a evolução da quantidade de pastas, formulários e documentos armazenados na ferramenta.

 

arvore documental
 
Módulo de Captura
 

Integração com scanners para digitalização de documentos em papel

 

O Módulo de Captura funciona em ambiente web por meio de um plugin de fácil instalação, sem a necessidade de instalação e configuração de aplicativos no computador do usuário como nos sistemas de GED tradicionais, o que contribui na redução do tempo de implantação da ferramenta.

Permite a captura de documentos em papel digitalizados no scanner e envio para o sistema com ou sem indexação. O documento pode ser digitalizado em preto e branco, cinza ou colorido e nos formatos PDF, TIFF, PNG ou JPEG.

 

Integração com webcams para captura de imagens

 

 

Como no caso dos scanners, o Módulo de Captura pode ser integrado a webcams que seguem o padrão TWAIN para captura de imagens. Essa opção é muito útil por exemplo na digitalização de documentos necessários no processo de avaliação e concessão de crédito, onde é possível tirar uma foto do cliente no local e enviar ao sistema, reduzindo a ocorrência de fraudes.

 

 
Módulo de Clientes
 

Cadastro de clientes (pessoas e organizações)

 

A ferramenta permite o cadastro de clientes, divididos em pessoas e organizações, onde é possível associar pessoas a organizações como ocorre em grupos de usuários. Dessa forma, o sistema possibilita aplicar permissões de acesso a todos de uma mesma organização apenas selecionando a organização em questão.

Para cada formulário é possível vincular clientes específicos para visualização do conteúdo, configurando para cada cliente permissões e notificações via email sobre atualizações no formulário e seus documentos.



 

Portal exclusivo para clientes

 

 

A solução fornece um ambiente independente e simplificado para que os clientes da empresa acessem seus formulários e documentos de forma mais prática. Cada cliente poderá consultar apenas os formulários e documentos a que foram previamente vinculados, evitando a consulta de informações de outros clientes ou de conteúdo não-autorizado.

Além de visualizar, o cliente pode interagir atualizando informações, enviando novos documentos ou comentários, desde que tenha permissão para essas ações.
 

 

 
Módulo de Administração
 

Cadastro de usuários

 

 

A solução permite o cadastro de usuários para acesso ao sistema, seja funcionários ou clientes da empresa. É possível vincular os usuários a um ou mais grupos de acesso e monitorar o último login realizado por cada usuário.
 

 

 

Criação de grupos de usuários

 

 

Os usuários podem ser divididos em grupos, facilitando a configuração das regras de acesso a ferramenta.

 

 

Definição de permissões de acesso por usuários e grupos em cada filial

 

 

Para cada filial é possível definir permissões específicas para os grupos cadastrados ou para usuários de forma individual. O usuário irá visualizar apenas os módulos e filiais a que tem permissão de acesso.

 

 

Personalização com o nome e logotipo de sua empresa

 

 

A plataforma oferece a customização com o nome e logotipo de sua empresa, em vez de utilizar o logotipo da Estado Virtual. É um grande diferencial e muito importante para empresas que fornecem acesso a clientes para que visualizem seus documentos no Portal.

 

 
Ao contratar um plano do EV Doc, o pacote inclui por padrão os seguintes itens no modelo software como serviço:
 

1) Licença de uso do software web EV Doc com atualização ilimitada:

 
  • Portal de Consulta e Gestão de Documentos / Informações
  • Portal do Cliente
  • Módulo de Captura de Documentos Físicos
  • Módulo de Clientes
  • Módulo de Administração
  • Relatórios Gerenciais
 

2) Implantação:

 

Mapeamento do processo e parametrização do sistema

Nossa equipe de implantação irá auxiliar na organização da pastas, índices de classificação (indexação) nos formulários e cadastro de usuários, considerando as rotinas internas e área de atuação de sua empresa. Mesmo após a implantação inicial, o cliente pode solicitar novo auxílio sem custo adicional para alteração da organização do sistema, caracterizando um processo contínuo e ilimitado.

Todo esse procedimento é realizado preferencialmente a distância utilizando nossa Central de Atendimento, mas visitas presencias para implantação podem ser agendadas. Os custos de deslocamento para fora de Brasília serão por conta do cliente.


Integração com scanners, webcams e leitores de código de barras

O Módulo de Captura de documentos é compatível com todos os scanners e webcams que seguem o padrão TWAIN e no caso dos leitores de código de barras qualquer dipositivo está habilitado para identificar o código gerado pelo nosso sistema. Caso o dispositivo esteja corretamente instalado e configurado no computador, o módulo irá reconhecer o scanner, webcam ou leitor automaticamente.

- Sugestões de Scanners:

-- Scanner de mesa HP Scanjet G2410
-- Scanner HP Scanjet 7800
-- Scanner Kodak i920
-- Scanner Kodak i1120
-- Scanner Kodak i2400
-- Scanner Kodak i1220
-- Mesa A3 conectada ao scanner Kodak

- Sugestões de Webcams:

-- Webcam Microsoft Lifecam Microsoft Vx-1000
-- Webcam Microsoft Lifecam Microsoft Vx-2000
-- Webcam Logitech Quickcam Pro 9000
-- Webcam Microsoft Cinema Lifecam Hd 720p

- Sugestões de Leitores de Código de Barras:

-- Leitor de Código de Barras Bematech BR-310 - Entrada USB
-- Leitor de Código de Barras Bematech S-100 - Entrada USB
-- Leitor de Código de Barras Bematech S-500 - Entrada USB

Observação: os scanners, webcams e leitores de código de barras citados acima são apenas sugestões. No caso dos scanners e webcams é possível utilizar qualquer dispositivo que segue o padrão TWAIN e no caso dos leitores de código de barras qualquer dipositivo está habilitado para identificar o código gerado pelo nosso sistema. Antes de efetivar a contratação, entre em contato solicitando um teste para comprovar a compatibilidade de seu dispositivo com o Módulo de Captura.

 

3) Treinamento e Acompanhamento:

 

Treinamento para capacitação dos usuários

Sessão ao vivo com um de nossos especialistas para a capacitação adequada de seus funcionários, utilizando ferramenta de ensino a distância (web conferência). Sessões ao vivo adicionais podem ser agendadas caso seja identificado a necessidade de novos treinamentos.

 

Manual do usuário

Tutorias disponibilizados em nosso site que auxiliam na operação do sistema.

 

Atendimento via chat, telefone ou tickets

A Central de Atendimento está pronta para esclarecer eventuais dúvidas na utilização da plataforma. O atendimento via chat e telefone atende em dias úteis e em horário comercial, enquanto o sistema de tickets funciona 24 horas.

 

4) Suporte Técnico e Infraestrutura de Data Center:

 

Resolução de problemas técnicos

No caso de indisponibilidade ou falhas no sistema, nosso suporte técnico funciona 24 horas por meio de abertura de chamados (tickets) no Portal do Cliente.

 

Infraestrutura de Data Center inclusa

Sistema e dados hospedados em Data Center profissional com alta disponibilidade e segurança. O gerenciamento e manutenção dos servidores e da aplicação é de inteira responsabilidade da Estado Virtual, permitindo que sua empresa concentre-se apenas na utilização da ferramenta.

 
 
Principais diferenciais da solução EV Doc
 

Sistema totalmente via web

Toda a aplicação roda em ambiente web sem a necessidade de instalação de programas no computador do usuário, inclusive o Módulo de Captura de documentos físicos por scanners ou webcams que necessita apenas de um plugin. A ferramenta pode ser utilizada de qualquer computador com acesso a internet, a qualquer hora e de qualquer lugar.

 

Plataforma flexível com implantação simples e rápida

A solução EV Doc foi planejada e concebida visando a facilidade e baixo custo de implantação nas empresas. O sistema foi desenvolvido de forma modular e adaptável a qualquer área de negócio, sendo que a organização da árvore documental e índices de classificação são configurados facilmente pelo Portal após o mapeamento das rotinas internas e necessidades da empresa. A caracterísitica de ser um sistema totalmente web reduz também drasticamente o tempo de implantação comparado a sistemas tradicionais de GED, pois não é necessário a configuração de servidores locais, instalação de programas nos computadores dos usuários e tampouco visitas presenciais constantes para implantação, atualizações e suporte técnico. O tempo médio para a implantação padrão do EV Doc é de apenas 5 dias úteis.

 

Gestão do Conhecimento e não apenas Gestão de Documentos

O sistema permite a criação de formulários customizáveis para o cadastro de dados que podem estar relacionados ou não aos documentos. Dessa forma, o formulário funciona não apenas como indexador de documentos para consultas futuras mas sim um repositório completo de informações. A plataforma contempla ainda, a possibilidade de relacionar índices de diferentes formulários, em que ao se alterar o valor de um índice relacionado, o sistema altera esse valor automaticamente em todos os formulários onde essa relação foi estabelecida.

 

Sistema verdadeiramente multi-filial

O EV Doc foi desenvolvido contemplando a utilização por empresas que atuam de forma descentralizada, como por exemplo Bancos e Financeiras que possuem diversos pontos espalhados para concessão de crédito, empresas de Telecom com pontos para habilitação de planos pós-pago, ou mesmo um escritório de contabilidade ou advocacia que possui filial em outra região ou cidade. Com a funcionalidade de gestão de filiais, é possível determinar que cada usuário tenha acesso apenas as informações da filial a que ele pertence.

 

Controle de versão dos formulários e documentos

Todo o histórico de atualizações é registrado e organizado em versões, garantindo a integridade total de dados dos formulários e documentos digitais durante todo o ciclo de vida. Uma versão anterior pode ser novamente aplicada no Portal caso necessário.

 

Gestão eficiente do arquivo físico

Além de organizar as informações e documentos digitalizados, a ferramenta possibilita o controle rígido do arquivo físico da empresa com a geração de código de barras para as etiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveis no sistema, onde o usuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré-definidas em vez de inserir manualmente a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, o controle de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento do status da solicitação e a identificação do solicitante.

 
Vantagens de ser um cliente Estado Virtual
 
  • Um mundo de soluções web a sua disposição
  • Planos com excelente custo-benefício
  • Atendimento diferenciado
  • Expertise nas mais variadas áreas da Internet
  • Melhores Data Centers no Brasil e Estados Unidos
 
Perguntas Frequentes
 

De forma geral, sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é a tecnologia que permite a uma empresa gerenciar seus documentos, seja no formato digital (arquivos eletrônicos) ou físico (papel). A digitalização de documentos em papel é o principal processo associado ao GED, seguido do envio e classificação (indexação) do documento no sistema para a consulta e gestão das informações. Os benefícios gerais para a empresa com a implantação de uma solução de GED são o aumento de produtividade com o rápido acesso as informações, redução significativa de custos com cópias, impressão e transporte de documentos (malotes), ganho de espaço com a diminuição do arquivo físico, controle de acesso aos documentos e maior segurança no armazenamento dos dados. Benefícios adicionais são percebidos de acordo com o ramo de atuação da empresa.

Os planos por padrão incluem os serviços de implantação, treinamento, suporte e infraestrutura de Data Center e estão descritos na aba "Como Funciona". Serviços adicionais e opcionais como integração com outros sistemas, migração de dados e consultoria administrativa podem ser contratados mediante consulta e orçamento a parte.
Após a contratação e liberação do sistema pelo suporte técnico, nossa equipe de implantação irá entrar em contato com o cliente para identificar suas necessidades e rotinas internas. Com a etapa de mapeamento do processo concluída, será definido a organização das pastas, índices de classificação (indexação) dos formulários e cadastro de usuários no sistema, bem como o auxílio na integração com scanners, webcams e leitores de código de barras da empresa. Por fim, é realizado um treinamento ao vivo e a distância para capacitação dos usuários na utilização da ferramenta. Todo esse procedimento é realizado preferencialmente a distância utilizando nossa Central de Atendimento, mas visitas presencias para implantação podem ser agendadas, sendo que os custos de deslocamento para fora de Brasília serão por conta do cliente. O tempo médio para a implantação padrão do EV Doc é de apenas 5 dias úteis. Para mais detalhes sobre o processo de implantação, clique na aba "Como Funciona".
O EV Doc é ideal para empresas que atuam de forma descentralizada, como por exemplo Bancos e Financeiras que possuem diversos pontos espalhados para concessão de crédito, empresas de Telecom com pontos para habilitação de planos pós-pago, ou mesmo um escritório de contabilidade ou advocacia que abiru uma nova filial em outra região ou cidade. O fato da ferramenta rodar em ambiente web permite que seja acessado facilmente pela internet e com a funcionalidade de gestão de filiais, possibilita que cada usuário tenha acesso apenas as informações da filial a que ele pertence.
O EV Doc possui alguns diferencias significativos que o distinguem de outras soluções no mercado. Para saber mais detalhes clique na aba "Diferenciais".
O EV Doc proporcina a redução drástica do fluxo de papéis tramitando na empresa. Alguns tipos de documentos ainda precisam tramitar obrigatoriamente em papel para ter validade jurídica e dessa forma a eliminação completa ainda não é possível, mas a tendência com o passar dos anos é que 100% dos documentos trafeguem apenas em formato digital, com a utilização de certificados digitais para pessoas física e jurídica.
Os documentos em papel são digitalizados e enviados pelo Módulo de Captura integrado ao scanner, enquanto os documentos já em formato digital são enviados diretamente pelo Portal. É possível utilizar qualquer scanner que segue o padrão TWAIN, sugerimos os scanners citados na aba "Como Funciona".
O tamanho de uma folha digitalizada depende das configurações definidas no scanner mas em média seria 200 KB no formato PDF. Baseado nisso, 1 GB de espaço é suficiente para armazenar cerca de 5 mil folhas digitalizadas.
No Módulo de Administração, há a opção de configurar permissões de acesso a módulos e funcionalidades da matriz e filiais (se houver) para cada usuário individualmente ou para grupos de usuários.
Sim, os clientes podem ser cadastrados como usuários do sistema para terem acesso a determinadas pastas, sendo possível enviar um convite por email para que o próprio cliente realize o cadastro ou pode ser cadastrado diretamente no sistema pelo administrador. Essa funcionalidade é muito útil para empresas que precisam compartilhar documentos com os clientes como por exemplo um escritório de contabilidade, que pode disponibilizar facilmente para os clientes documentos como guia de impostos e folha de pagamento (malote virtual), reduzindo custos com cópia, impressão e transporte de malotes, agilizando o processo de trabalho e gerando credibilidade perante os clientes.
Para cada pasta da árvore documental é necessário definir os usuários ou grupos que terão acesso a ela, bem como configurar as ações permitidas para esses usuários ou grupos. Dessa forma, o sistema permite a gestão e controle individualizado de cada pasta.
Sim, os formulários e documentos possuem status que podem ser alterados e caso o status seja definido como "bloqueado", o formulário ou documento em questão estará inacessível para os usuários.
O controle de versão serve para preservar a integridade total dos dados ao longo do ciclo de vida do formulário e dos documentos associados a esse formulário. Todo o histórico de atualizações é registrado e organizado em versões, sendo possível visualizar e aplicar uma versão anterior no Portal caso necessário.
Sim, para cada ação realizada dentro de uma pasta é possível configurar o envio de uma notificação por email para determinado(s) usuário(s). O envio de notificações permite um acompanhamento mais eficiente de alterações realizadas em formulários e documentos em uma determinada pasta.
A Trilha de Auditoria registra as principais ações realizadas nos documentos, formulários e pastas. No caso de ocorrer algum problema, os administradores do sistema conseguem identificar facilmente o autor, data e horário que cada ação foi realizada.
O EV Doc foi desenvolvido não apenas para gerenciar os documentos em formato digital, mas também o arquivo físico da empresa. A ferramenta possibilita o controle rígido do arquivo físico da empresa com a geração de código de barras para as etiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveis no sistema, onde o usuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré-definidas em vez de simplesmente digitar a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, o controle de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento do status da solicitação e a identificação do solicitante.
Sim, o logotipo de sua empresa pode ser inserido para que o sistema tenha a sua identidade visual. Essa opção é muito interessante para empresas que liberam acesso ao sistema para clientes com o objetivo de compartilhar documentos, agregando considerável valor ao negócio.
Para agendar uma demonstração do sistema, acesse a aba "Demo" e siga o procedimento descrito.
Clique aqui
para ter acesso a apresentação comercial em PDF do EV Doc.
Pagamento antecipado por boleto bancário (pagável em qualquer banco, lotérica ou internet banking até o vencimento). O boleto é disponibilizado todo mês para pagamento no Portal do Cliente com 15 dias de antecedência em relação a data de vencimento e notificações automáticas sobre o vencimento das faturas são enviadas para o email cadastrado.
Para efetivar o cancelamento do plano, é necessário comunicar a Estado Virtual via ticket no Portal do Cliente até a data de vencimento para os planos convencionais e 30 dias de antecedência para planos que tenham servidores dedicados associados. Os planos são mensais e por tempo indeterminado, portanto caso o cliente não solicite formalmente o cancelamento, a conta é renovada automaticamente, permanecendo ativa e sendo tarifada.
Para ser uma revenda autorizada e comercializar planos mensais de nosso sistema de GED com seu logotipo. bem como prestar serviços de implantação, treinamento e suporte é necessário atender alguns requisitos, como ser uma empresa (pessoa jurídica) com CNPJ registrado, ter um site para informações e estrutura mínima de atendimento (telefone fixo, chat online, helpdesk etc). Além disso, é necessário efetuar pagamento da taxa de revenda e concluir o treinamento específico para revendas com o objetivo de capacitar sua equipe.
Para conhecer todos os Termos de Serviço e Políticas da Estado Virtual, por favor clique aqui
Teste do sistema
 

Conheça o EV Doc (Gerenciamento de Documentos / Informações), solução de GED com implantação mais rápida e viável do mercado:

 

Para solicitar uma demonstração acompanhada de um de nossos analistas, clique em "Agende uma apresentação da solução" ou entre em contato em nosso formulário de atendimento

 
Planos
 


Obs: Consulte-nos para conhecer os valores e mais vantagens de usar o nosso sistema de EV Doc.


SEJA UMA REVENDA AUTORIZADA

Para ser uma revenda autorizada e comercializar planos mensais de nosso sistema de GED com seu logotipo, bem como prestar serviços de implantação, treinamento e suporte é necessário atender alguns requisitos, como ser uma empresa (pessoa jurídica) com CNPJ registrado, ter um site para informações e estrutura mínima de atendimento (telefone fixo, chat online, helpdesk etc). Além disso, é necessário efetuar pagamento da taxa de revenda e concluir o treinamento específico para revendas com o objetivo de capacitar sua equipe.

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